L'équipe s'agrandit

Le guide ultime pour réussir le déménagement de ses bureaux !

Découvrez le guide ultime pour planifier votre déménagement. De 6 mois avant à 15 jours après votre installation !

7
minutes de lecture

Déménager une entreprise peut être difficile sans une bonne organisation et une bonne communication. C'est vrai ! Et ça l'est encore plus quand on se retrouve seul.e à tout planifier. Mais ne vous inquiétez pas, on vous à préparé la liste parfaite pour penser à toutes les démarches et réussir le déménagement de votre bureau.

Planifier le déménagement de ses bureaux

6 mois avant : qu'est-ce qu'il faut faire ?

1. Inspectez l'état de vos nouveaux locaux

Vous avez enfin trouvé les bureaux rêvés pour vos équipes. Génial ! Mais avant de signer le bail, faites l’état des lieux en prêtant une attention toute particulière à l'équipement informatique (prises électriques, raccordement, etc.), l'état des pièces (sols, murs, etc.) et les normes de sécurité (alarmes, extincteurs, sorties de secours, etc.) de vos futurs locaux.

2. Envoyez votre préavis !

Après l’état des lieux, l’une des premières étapes consistera à résilier votre bail. Pour rappel, un bail commercial dure 3, 6 ou 9 ans et vous devez envoyer votre préavis six mois avant la fin de votre contrat. La procédure est simple, il suffit d'envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception à votre propriétaire.

Bon à savoir 💡 Vous n'avez pas besoin de vous déplacer pour entreprendre ces démarches, tout se fait en ligne sur le site internet de La Poste.

3. Listez vos besoins

Une fois que vous savez quand vider vos bureaux actuels, vous devez définir la durée du déménagement. En listant tous vos besoins, vous verrez que vous aurez une meilleure estimation du temps réel qu’il vous faut pour tout préparer. Par exemple, si vous changez de ville ou de pays, vous devrez prendre en compte plus de paramètres que si vous restez dans le même quartier.

Autres exemples :

  • Devez-vous entreprendre des travaux de rénovation ?
  • Est-ce que vous allez contacter un architecte ou un aménageur d'espace ?
  • Allez-vous faire appel à une entreprise de nettoyage ?
  • Allez-vous renouveler votre mobilier ?
  • Qu'allez-vous faire de vos anciens meubles ? (recyclage, don, etc.)
  • Etc.


Bon à savoir 💡 Pour préparer un déménagement de bureaux, il faut compter entre 2 et 6 mois selon la taille de l'entreprise et les besoins en travaux.

4. Faites votre planning de déménagement

Maintenant que vous avez mis à plat tous ces éléments, vous pouvez  établir le calendrier ou le rétro planning de ce déménagement d'entreprise. L'objectif ? Connaître et lister toutes les actions et tâches à réaliser jusqu'au jour J. Exactement ce qu'il vous faut pour éviter les pics de stress inutiles !

Bien sûr on sait que ce n'est pas toujours facile de penser à tout quand on doit déménager. Surtout quand on est seul.e à gérer toute l'organisation. Pour vous simplifier la vie, on vous a donc concocté une petite surprise : une check-list pour préparer le déménagement de vos bureaux !

En clair, c'est une synthèse de cet article que vous pourrez facilement télécharger et imprimer. Retrouvez dedans :

  • toutes les étapes à suivre durant votre projet
  • les échéances détaillées de 6 mois avant à 15 jours après le déménagement
  • des cases à cocher quand l'objectif est atteint

Vous pouvez la télécharger en cliquant sur le bouton ci-dessous 👇

Et pour obtenir plus d'infos sur les étapes à suivre pour réussir le déménagement de votre entreprise, continuez à lire cet article :)

5. Estimez le coût du déménagement

Le déménagement de vos bureaux impliquent un coût assez conséquent. Vous devez prévoir :

  • Les frais de transfert (entreprises de déménagement, achats de fournitures de bureau, nettoyage des locaux, etc.)
  • Les coûts sociaux (prime de déménagement du personnel, changement organisationnel, recrutement, départs, etc.)
  • Le budget de l'aménagement de vos futurs bureaux (travaux de gros et / ou second œuvre, architecte d'intérieur ou aménageur d'espace, achat de mobilier de bureau)

Bon à savoir 💡 A noter que l'aménagement d’espace représente 50 à 70% du budget total du déménagement d'une entreprise !

6. Recherchez vos futurs fournisseurs

A cette étape, vous avez une vision plus claire sur vos besoins et vos contraintes. Vous pouvez donc commencer à chercher vos futurs prestataires (architectes d'intérieurs, aménageurs d'espace, fabricant de mobilier de bureau, déménageurs, entreprise de nettoyage, etc.). Pour bien les choisir, vous devez définir vos critères. Voici un exemple d'éléments en prendre en compte :

  • les tarifs
  • les délais de livraison
  • l'engagement RSE du fournisseur
  • la provenance des produits
  • la qualité et la quantité de services
  • les avis clients‍
Bon à savoir 💡 Comptez minimum 3 semaines de délais pour la livraison de votre futur mobilier de bureau.

7. Communiquez au sein de l’entreprise

Il n'est jamais trop tôt pour informer et rassurer vos équipes ! Chez LOUIS, nous avons organisé différents temps d'échanges avec les co-fondateurs tels que : l'explication du projet, la présentation du planning de déménagement et des plans d'aménagement, etc. C'est un excellent moyen d'impliquer chaque collaborateur.

Bon à savoir 💡 Pour annoncer les moments importants du déménagement de votre entreprise, pensez à varier les canaux de communication. Vous pouvez par exemple faire : des présentations Google Slide, des Newsletters, des vidéos ou encore des messages ponctuels sur Slack.

3 mois avant le déménagement de vos bureaux

8.  Nommez un responsable de déménagement

3 personnes assises autour d'une table de réunion haute pour nommer un responsable déménagement dans un bureau décoré avec une couronne LOUIS bleu sur le mur du fond
Crédit photo : Photographes Toulouse

Pour mieux répartir les tâches, vous pouvez nommer un.e ou plusieurs responsable.s déménagement. Durant les prochains mois ce sont eux.elles qui seront en charge de gérer les équipes de leurs services. Ils ou elles devront répondre à leurs questions et faire l'inventaire des fournitures de bureau qui seront transférés dans leur service.

Bon à savoir 💡 Organisez des briefings régulièrement avec ces responsables pour rester informé.e des évènements ou problèmes rencontrés pendant les étapes du déménagement de vos bureaux.

9.  Vérifiez les clauses dans les contrats de travail

Vérifiez les contrats de travail de vos collaborateurs, ils contiennent peut-être une clause de mobilité. Si vous la trouvez c'est parfait ! Cela signifie qu'ils acceptent de travailler ailleurs. Dans le cas contraire, vous devez en discuter avec eux pour qu'ils donnent leur accord. Et si ce n'est pas le cas, vous êtes en droit de lancer une procédure de licenciement pour motif économique.

10.  Interrogez vos équipes

Un déménagement d’entreprise conduit souvent à repenser les espaces de travail pour qu’ils soient davantage adaptés aux besoins actuels des salariés. Il faut donc en profiter pour co-créer ces futurs espaces avec eux. Le mieux est de les interroger sur leurs usages et méthodes de travail. Et vous le verrez rapidement, chaque service aura des requêtes différentes. Par exemple, vos développeurs auront besoin de deux écrans sur leurs bureaux pour coder plus facilement ; alors que vos commerciaux auront besoin de phone booth pour téléphoner sans déranger les autres.

Bon à savoir 💡 Le plus simple est de créer un questionnaire sur Typeform ou sur Google Forms pour obtenir toutes ces informations.  Et vous avez de la chance, on vous a préparé un document avec toutes les questions à intégrer dans votre questionnaire !

11.  Faites des demandes de devis

Le déménagement de vos bureaux approche, c'est le moment de contacter les entreprises que vous avez sélectionnées pour leur  demander des devis. L’idéal est de demander 3 à 5 devis par type de prestataire. C’est le moment aussi de préparer les plans de vos futurs locaux pour les donner à votre architecte d'intérieur !

En ce qui concerne le transfert de vos affaires, vous pouvez faire appel à un déménageur ou vous occuper du déménagement vous-même. Dans ce cas-là prévoyez 150 euros TTC pour la location d'un camion de 20 m3 à la journée.

Bon à savoir 💡 vous pouvez aussi louer une camionnette avec un chauffeur sur Supervan !

2 mois avant le déménagement de votre entreprise

12.  Faites les travaux dans les locaux actuels

Il est temps de remettre vos bureaux actuels sur pieds ! Commencez par définir et lister les travaux de rénovation à réaliser puis contactez votre propriétaire. Il aura peut-être des artisans à vous conseiller ! Ensuite, vous n'aurez plus qu'à demander quelques devis et définir une date pour commencer les travaux.

13.  Commandez vos fournitures de bureau

Déménager donne souvent l'occasion de renouveler son mobilier de bureau. Pour que tout soit en place dans les temps, commandez vos meubles et fournitures au moins 2 mois avant le jour du déménagement. 250 000 tonnes de mobilier de bureau sont jetées chaque année et seulement 15% sont recyclées.

Bon à savoir 💡 V‍ous pouvez valoriser vos anciens bureaux en les recyclant ou en les donnant à des associations telles que Emmaüs. Vous pouvez aussi leur donner une nouvelle vie avec Bluedigo :)

1 mois avant le déménagement : la date approche !

14.  Faites le tri

Le jour du déménagement approche à grand pas, il est maintenant temps de faire le tri et de commencer les cartons ! Documents, archives, objets, fournitures de bureau... réfléchissez à ce que vous devez garder, donner, jeter et/ou recycler. Et n'oubliez pas de faire appel à vos responsables de déménagement pour l'étiquetage et la mise en carton de vos affaires. Ça vous fera gagner du temps.

Bon à savoir 💡 la startup Urbyn est spécialisée dans la valorisation de déchets d'entreprise et peut donc récupérer vos fournitures de bureau pour les recycler.

Cartons d'un déménagement d'entreprise, plantes posée dessus, luminaire blanc et canapé jaune avec un sac à dos posé dessus
Crédit photo : Ivan Samkov

15.  Raccordez les lignes téléphoniques et internet

Pour que tout soit en ordre à l'arrivée de vos équipes, raccordez les lignes téléphoniques et internet au moins 1 mois avant le déménagement de vos bureaux. Vous pouvez  consulter des articles en ligne sur le sujet mais pour un meilleur accompagnement, contactez votre fournisseur actuel !

16.  Préparez les changements d'adresse

Qui dit déménagement, dit changement d’adresse ! D'abord vous devez changer l'adresse du nouveau siège de l'entreprise auprès du Greffe du Commerce. Comme votre numéro de SIRET va lui aussi évoluer, vous devrez le modifier sur l'ensemble de vos documents officiels (tampon, Kbis, etc.). Ensuite, signalez ce changement d'adresse aux organismes suivants :

  • Sécurité sociale, caisse de retraite, Urssaf
  • Fournisseurs divers : eau, électricité, internet, téléphone, etc.
  • Assurance des nouveaux bureaux

Et n'oubliez pas de résilier vos contrats actuels ! 1 à 2 semaines avant le déménagement suffiront amplement.

17. Informez vos partenaires et fournisseurs de votre changement d'adresse

Communiquez votre changement d'adresse à vos prestataires, vos partenaires mais aussi à vos  clients. Et oui ! Un déménagement d'entreprise implique aussi une bonne communication externe (réseaux sociaux, communiqué de presse, site internet, cartes de visites, etc.) donc ne lésiner pas sur les moyens. Pour n'oublier personne, faites la liste des entreprises et clients que vous devez informer et envoyez-leur un e-mail quelques jours avant de déménager !

15 jours avant le déménagement : ça se concrétise !

17. Communiquez , encore et encore...

Un déménagement d'entreprise peut générer du stress et le meilleur moyen pour atténuer les angoisses de chacun est de communiquer. Donc 15 jours avant le grand départ, communiquez auprès de vos équipes. Présentations, messages Slack, Newsletter... Tous les moyens sont bons pour rassurer tout le monde. Expliquez à vos collaborateurs le planning, le rôle de chacun et les infos clés à connaître pour investir les nouveaux locaux (transport, parking, accès au bâtiment, sécurité, etc.)

18. Vérifiez l'inventaire

Ça y est ça se concrétise ! Pour être sûr.e de ne rien oublier, vérifiez l'inventaire à l'aide de chaque responsable déménagement : fournitures de bureau, documents, mobilier de bureau, affaires du personnel, parc informatique... Tout ce qui peut l'être doit être classé, étiqueté et rangé dans des cartons ! Plus vous anticiperez, plus vous serez serein le jour du déménagement.

1 jour avant le déménagement de vos bureaux

19. Libérez du temps à vos équipes

La veille du déménagement de votre entreprise, inutile de se dire que vos équipes ne vont pas travailler. Ou en tout cas, pas toute la journée. Donc autant leur libérer du temps (et l'intégrer dans le planning) pour qu'ils puissent vérifier que toutes leurs affaires de bureau sont bien rangées dans des cartons.

20. Nettoyez les nouveaux locaux

Selon la taille de vos nouveaux bureaux, vous avez deux options. Soit vous faites appel à une entreprise de nettoyage telle que Cleany pour s'en occuper soit vous motivez vos équipes à mettre la main à la pâte en distribuant des tâches à chacun !

Jour J : on y est !

22. Facilitez le transfert de vos affaires

Ça y est, c'est le grand jour ! Vous déménagez enfin. Et vous le savez, ce n'est pas le moment de se reposer sur ses lauriers. Mais pas de panique, vos responsables déménagement sont là pour vous accompagner tout au long de cette journée. Briefez-les quelques jours avant pour que chacun détienne un rôle clé dans la réussite du déménagement de votre entreprise. Les points importants à anticiper :

  • Prévenir les responsables des immeubles (ancien et nouveau) du déménagement
  • Veiller à ce que les portes d'entrée, les parkings, les ascenseurs et les escaliers soient accessibles
  • Vérifier que chaque collaborateur.trice à bien reçu son badge et ses clés d’entrée dans le nouveau bâtiment
  • Dégager les passages pour faciliter le transfert du mobilier de bureau

3 jours après votre déménagement de bureaux

23. Remise des clés et nettoyage des anciens locaux

Après le déménagement, prévoyez un peu de marge avant de rendre les clés à votre ancien propriétaire. Cela vous laissera le temps de bien vider et nettoyer les locaux !

15 jours après : promis c'est fini !

24. Effectuez les derniers changement d'adresse

Il ne vous reste plus qu'une chose à faire et après promis, c'est terminé. Vous n'aurez plus qu'à profiter de vos nouveaux espaces de travail ! Il s'agit des derniers changements d'adresse tels que le Centre des Impôts et la Trésorerie principale. Et si vous possédez un parc de véhicules professionnels, n'oubliez pas de modifier l'adresse ou faire une nouvelle carte grise.

Voilà, il ne vous reste plus qu'à organiser une belle soirée d'inauguration pour accueillir vos équipes !

Beaucoup d'informations ? On vous résume tout.

Pour bien organiser et planifier votre déménagement d'entreprise :

  • Cadrez votre projet (besoins, contraintes, budget et calendrier)
  • Téléchargez notre super check-list pour penser à tout
  • Communiquez régulièrement auprès de votre équipe

Et si vous avez besoin de plus d'informations sur la construction de votre retro planning et l'estimation des coûts de votre déménagement, lisez notre article "Comment organiser et planifier un déménagement d'entreprise ?".

Voilà, vous êtes maintenant prêt à préparer votre déménagement de bureaux.

Article écrit par

Lucie Rouet