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Le guide ultime pour réussir le déménagement de ses bureaux !

Découvrez le guide ultime pour planifier votre déménagement. De 6 mois avant à 15 jours après votre installation !

7
minutes de lecture

Déménager une entreprise peut être difficile sans une bonne organisation et une bonne communication. C'est vrai ! Et ça l'est encore plus quand on se retrouve seul.e à tout planifier. Mais ne vous inquiétez pas, on vous à préparé la liste parfaite pour penser à toutes les démarches. 

🚨 Alerte 🚨 Cet article est long comme mon bras mais promis ça vaut le détour ! Alors lisez jusqu'au bout :)

Planifier le déménagement de ses bureaux

6 mois avant : qu'est-ce qu'il faut faire ?

1. Inspectez l'état de vos nouveaux locaux

Vous avez enfin trouvé les bureaux rêvés pour vos équipes. Génial ! Mais avant de signer le bail, pensez à faire un état des lieux. Plus précisément, vérifiez : l'équipement informatique (prises électriques, raccordement, etc.), l'état des pièces (sols, murs, etc.) et les normes de sécurité (alarmes, extincteurs, sorties de secours, etc.) de vos futurs locaux.

2. Envoyez votre préavis !

Pour rappel, un bail commercial dure 3, 6 ou 9 ans et vous devez envoyer votre préavis six mois avant la fin de votre contrat. La procédure est simple, il suffit d'envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception à votre propriétaire.

💡 Bon à savoir : Vous n'avez pas besoin de vous déplacer pour entreprendre ces démarches, tout se fait en ligne sur le site internet de La Poste.

3. Faire le point sur vos besoins

Une fois que vous connaissez la date à laquelle vous devez vider vos locaux actuels vous devez définir la durée du déménagement. Pour cela, prenez le temps de vous poser les bonnes questions. Cela vous aidera à bien identifier vos besoins pour les prochains mois.

Voici une liste de questions qui peut vous aider :

  • Changez-vous de ville ou de pays ?
  • Devez-vous entreprendre des travaux de rénovation ?
  • Est-ce que vous allez contacter un architecte ou un aménageur d'espace ?
  • Allez-vous renouveler votre mobilier ?
  • Qu'allez-vous faire de vos anciens meubles ? (recyclage, don, etc.)
  • Etc.
💡 Bon à savoir : Pour préparer un déménagement, il faut compter entre 2 et 6 mois selon la taille de l'entreprise et les besoins de travaux.

4. Faites votre planning

Maintenant que vous avez mis à plat tous ces éléments, vous pouvez  établir le calendrier ou le rétro planning de ce déménagement d'entreprise. L'objectif ? Connaître et lister toutes les actions et tâches à réaliser jusqu'au jour J.  Exactement ce qu'il vous faut pour éviter les pics de stress inutiles !

Bien sûr on sait que ce n'est pas toujours facile de penser à tout. Surtout quand on est seul.e à gérer toute l'organisation. Pour vous simplifier la vie, on vous a donc concocté une petite surprise : une check-list pour préparer le déménagement de vos bureaux !

En clair, c'est une synthèse de cet article que vous pourrez facilement télécharger et imprimer. Retrouvez dedans :

  • toutes les étapes à suivre durant votre projet
  • les échéances détaillées de 6 mois avant à 15 jours après le déménagement
  • des cases à cocher quand l'objectif est atteint

Vous pouvez la télécharger en cliquant sur le bouton ci-dessous 👇

Et pour obtenir plus d'infos sur les étapes à suivre, continuez à lire cet article :)

5. Estimez le coût du déménagement

Le déménagement de vos bureaux impliquent un coût assez conséquent. Vous devez prévoir :

  • Les frais de transfert (entreprises de déménagement, achats de fournitures, nettoyage des locaux, etc.)
  • Les coûts sociaux (prime de déménagement, changement organisationnel, recrutement, départs, etc.)
  • Le budget de l'aménagement de vos futurs bureaux (travaux de gros et / ou second oeuvre, architecte d'intérieur ou aménageur d'espace, achat de mobilier de bureau)

💡 Bon à savoir : A noter que l'aménagement de bureaux représente 50 à 70% du budget total du déménagement !

6. Recherchez vos futurs fournisseurs

Maintenant que vous avez une vision plus claire sur vos besoins et vos contraintes, vous pouvez commencer à chercher vos futurs prestataires (architectes d'intérieurs, aménageurs d'espace, fabricant de mobilier de bureau, déménageurs, entreprise de nettoyage, etc.). Pour bien les choisir, vous devez définir vos critères. Voici un exemple d'éléments en prendre en compte :

  • les tarifs
  • les délais de livraison
  • l'engagement RSE du fournisseur
  • la provenance des produits
  • la qualité et la quantité de services
  • les avis clients
💡 Bon à savoir : Comptez minimum 3 semaines de délais pour la livraison de votre futur mobilier de bureau.

7. Communiquez auprès de votre équipe

Il n'est jamais trop tôt pour informer et rassurer vos équipes ! Chez LOUIS, nous avons organisé différents temps d'échanges avec les co-fondateurs tels que : l'explication du projet, la présentation du planning et des plans d'aménagement, etc. C'est un excellent moyen d'impliquer chaque collaborateur.

💡 Bon à savoir : Pour varier les plaisirs, vous pouvez faire des présentations Google Slide, des Newsletters, des vidéos ou encore des messages ponctuels sur Slack pour annoncer les moments importants du déménagement.

3 mois avant le déménagement de vos bureaux

8.  Nommez un responsable de déménagement

3 personnes assises autour d'une table de réunion haute pour nommer un responsable déménagement dans un bureau décoré avec une couronne LOUIS bleu sur le mur du fond
Crédit photo : Photographes Toulouse

Pour gagner du temps, vous pouvez nommer un.e ou plusieurs responsable.s déménagement.  Durant les prochains mois ce sont eux.elles qui seront en charge de gérer les équipes de leurs services. Ils ou elles devront répondre à leurs questions et faire l'inventaire des fournitures qui seront transférés dans leur service.

💡 Bon à savoir : Organisez des briefings régulièrement avec ces responsables pour rester informé.e des évènements ou problèmes rencontrés pendant les étapes du déménagement de vos bureaux.

9.  Vérifiez les clauses dans les contrats de travail

Vérifiez les contrats de travail de vos collaborateurs, ils  présentent peut-être une clause de mobilité. Si vous la trouvez c'est parfait ! Cela signifie qu'ils acceptent de travailler ailleurs. Dans le cas contraire, vous devez en discuter avec eux pour qu'ils donnent leur accord. Et si ce n'est pas le cas, vous êtes en droit de lancer une procédure de licenciement pour motif économique.

10.  Interrogez vos équipes

Créer des espaces de travail adaptés, malins et durables est indispensable pour garantir le bien-être de vos équipes et leur donner envie de se lever le matin. Et pour savoir ce qui leur correspond, il n'y a pas de secrets ! Vous devez les interroger sur leurs usages et méthodes de travail. Par exemple, vos développeurs auront besoin de deux écrans pour coder alors que vos commerciaux auront besoin de phone booth pour téléphoner.

💡 Bon à savoir : Le plus simple est de créer un questionnaire sur Typeform ou sur Google Forms pour obtenir toutes ces informations.  Et vous avez de la chance, on vous a préparé un document avec toutes les questions à intégrer dans votre questionnaire !

11.  Faites des demandes de devis

Le déménagement de vos bureaux approche, c'est le moment de contacter les entreprises que vous avez sélectionnées pour leur  demander des devis. Le mieux est de demander 3 à 5 devis par type de prestataire. Et pensez à préparer les plans de vos futurs locaux pour les donner à votre architecte d'intérieur !

En ce qui concerne le transfert de vos affaires, vous pouvez faire appel à un déménageur ou vous occuper du déménagement vous-même. Dans ce cas-là prévoyez 150 euros TTC pour la location d'un camion de 20 m3. (On parle de location à la journée).

💡 Bon à savoir : vous pouvez aussi louer une camionnette avec un chauffeur sur Supervan !

2 mois avant le déménagement d'entreprise

12.  Faites les travaux dans les locaux actuels

Il est temps de remettre vos bureaux actuels sur pieds ! Commencez par définir et lister les travaux de rénovation à réaliser puis contactez votre propriétaire. Il aura peut-être des artisans à vous conseiller ! Ensuite, vous n'aurez plus qu'à demander quelques devis et définir une date pour commencer les travaux.

13.  Commandez vos fournitures de bureau

Déménager donne souvent l'occasion de renouveler son mobilier de bureau. Pour que tout soit en place dans les temps, commandez vos meubles et fournitures au moins 2 mois avantle jour dudéménagement. 250 000 tonnes de mobilier de bureau sont jetées chaque année et seulement 15% sont recyclés. Faites le bon choix et valorisez vos anciens bureaux. Comment ? Donnez-les à des associations telles que Emmaüs ou recyclez-les ! Vous pouvez aussi leur donner une nouvelle vie avec Bluedigo ou Valdelia :)

1 mois avant : la date approche !

14.  Faites le tri

Le jour du déménagement approche à grand pas, il est maintenant temps de faire le tri et de commencer les cartons ! Documents, archives, objets, fournitures de bureaux... réfléchissez à ce que vous devez garder, donner, jeter et/ou recycler. Et n'oubliez pas de faire appel à vos responsables de déménagement pour l'étiquetage et la mise en carton de vos affaires. Ça vous fera gagner du temps.

💡 Bon à savoir : la startup Urbyn est spécialisée dans la valorisation de déchets d'entreprise et peut donc récupérer vos fournitures de bureaux pour les recycler.

Cartons d'un déménagement d'entreprise, plantes posée dessus, luminaire blanc et canapé jaune avec un sac à dos posé dessus
Crédit photo : Ivan Samkov

15.  Raccordez les lignes téléphoniques et internet

Pour que tout soit en ordre à l'arrivée de vos équipes, raccordez les lignes téléphoniques et internet au moins 1 mois avant le déménagement de vos bureaux. Vous pouvez  consulter des articles en ligne sur le sujet mais pour un meilleur accompagnement, contactez votre fournisseur actuel !

16.  Préparez les changements d'adresse

Qui dit déménagement, dit changement d’adresse ! D'abord vous devez changer l'adresse du nouveau siège de l'entreprise auprès du Greffe du Commerce. Comme votre numéro de SIRET va lui aussi évoluer, vous devrez le modifier sur l'ensemble de vos documents officiels (tampon, Kbis, etc.). Ensuite, signalez ce changement d'adresse aux organismes suivants :

  • Sécurité sociale, caisse de retraite, Urssaf
  • Fournisseurs divers : eau, électricité, internet, téléphone, etc.
  • Assurance des nouveaux bureaux

Et n'oubliez pas de résilier vos contrats actuels ! 1 à 2 semaines avant le déménagement suffiront amplement.

17. Informez vos partenaires et fournisseurs de votre changement d'adresse

Communiquez votre changement d'adresse à vos prestataires, vos partenaires mais aussi à vos  clients. Et oui ! Un déménagement d'entreprise implique aussi une bonne communication externe (réseaux sociaux, communiqué de presse, site internet, cartes de visites, etc.) donc ne lésiner pas sur les moyens. Pour n'oublier personne, faites la liste des entreprises et clients que vous devez informer et envoyez-leur un e-mail quelques jours avant le déménagement !

15 jours avant le déménagement : ça se concrétise !

17. Communiquez , encore et encore...

Un déménagement peut générer du stress et le meilleur moyen pour atténuer les angoisses de chacun est de communiquer. Donc 15 jours avant le grand départ, communiquez auprès de vos équipes. Présentations, messages Slack, Newsletter... Tous les moyens sont bons pour rassurer tout le monde. Expliquez à vos collaborateurs le planning, le rôle de chacun et les infos clés à connaître pour investir les nouveaux locaux (transport, parking, accès au bâtiment, sécurité, etc.)

18. Vérifiez l'inventaire

Ça y est ça se concrétise ! Pour être sûr.e de ne rien oublier, vérifiez l'inventaire à l'aide de chaque responsable déménagement : fournitures, documents, mobilier, affaires du personnel, parc informatique... Tout ce qui peut l'être doit être classé, étiqueté et rangé dans des cartons !

1 jour avant le déménagement de vos bureaux

19. Libérez du temps à vos équipes

La veille du déménagement, inutile de se dire que vos équipes ne vont pas travailler. Ou en tout cas, pas toute la journée. Donc autant leur libérer du temps (et l'intégrer dans le planning) pour qu'ils puissent vérifier que toutes leurs affaires sont bien rangées dans des cartons.

20. Nettoyez les nouveaux locaux

Selon la taille de vos nouveaux locaux, vous avez deux options. Soit vous faites appel à une entreprise de nettoyage telle que Cleany  pour s'en occuper soit vous motivez vos équipes à mettre la main à la pâte en distribuant des tâches à chacun !

Jour J : on y est !

22. Facilitez le transfert de vos affaires

Ça y est, c'est le grand jour ! Et vous le savez, ce n'est pas le moment de se reposer sur ses lauriers. Mais pas de panique, vos responsables déménagement sont là pour vous accompagner tout au long de cette journée. Briefez-les quelques jours avant pour que chacun détienne un rôle clé dans la réussite du déménagement. Les points importants à anticiper :

  • Prévenir les responsables des immeubles (ancien et nouveau) du déménagement
  • Veiller à ce que les portes d'entrée, les parkings, les ascenseurs et les escaliers soient accessibles
  • Dégager les passages pour faciliter le transfert du mobilier

3 jours après votre déménagement de bureaux

23. Remise des clés et nettoyage des anciens locaux

Prévoyez un peu de marge avant de rendre les clés à votre ancien propriétaire. Cela vous laissera le temps de bien vider et nettoyer les locaux !

15 jours après : promis c'est fini !

24. Effectuez les derniers changement d'adresse

Il ne vous reste plus qu'une chose à faire et après promis, c'est terminé. Vous n'aurez plus qu'à profiter de vos nouveaux espaces de travail ! Il s'agit des derniers changements d'adresse tels que le Centre des Impôts et la Trésorerie principale. Et si vous possédez un parc de véhicules professionnels, n'oubliez pas de modifier l'adresse ou faire une nouvelle carte grise.

Voilà, il ne vous reste plus qu'à organiser une belle soirée d'inauguration pour accueillir vos équipes !

Beaucoup d'informations ? On vous résume tout.

Pour bien organiser et planifier votre déménagement d'entreprise :

  • Cadrez votre projet (besoins, contraintes, budget et calendrier)
  • Téléchargez notre super check-list pour penser à tout
  • Communiquez régulièrement auprès de votre équipe

Et si vous avez besoin de plus d'informations sur la construction de votre retro planning et l'estimation des coûts de votre déménagement, lisez notre article "Comment organiser et planifier un déménagement d'entreprise ?".

Voilà, vous êtes maintenant prêt à préparer votre déménagement de bureaux.

Article écrit par

Lucie Rouet