Les meilleurs outils numériques pour son entreprise
Aujourd’hui, le numérique nous accompagne partout et offre de nombreux avantages dont on ne pourrait plus se passer.
On parle même de révolution numérique.
Au sein de la sphère professionnelle, les entreprises se tournent vers le digital pour répondre aux nouveaux modes de travail hybrides tels que le travail à distance, pour faciliter la communication, la coopération ou encore la gestion de l’entreprise – à condition de posséder les bons outils !
Dans cet article, découvrez les meilleurs outils numériques à utiliser en entreprise.
Au programme : collaboration, flexibilité, compétitivité, organisation de vos projets et de vos dépenses en toute facilité.
Les outils numériques pour s’organiser et collaborer
Notion : un espace de travail en ligne organisé et collaboratif
Concrètement, vous pouvez :
– créer des pages personnalisées pour toutes vos missions et la gestion de projets ;
– effectuer une prise de notes rapide en créant des blocs de contenu ;
– créer un processus d’onboarding ;
– organiser votre agenda et la gestion des tâches sous forme de to-do lists ou de tableaux personnalisés ;
– créer des pages partagées avec vos clients et vos freelances ;
– disposer d’un espace de travail personnel et privé pour chaque membre de l’équipe ;
– ajouter des photos et des images personnelles ou celles proposées par Notion.
Bref, c’est l’un des outils collaboratifs qui vous fera gagner un temps considérable et qui donne envie de travailler. Il est aussi disponible sur mobile et est compatible avec de nombreuses applications comme Google Drive, Trello, Slack ou encore Typeform.
L’abonnement est gratuit jusqu’à 10 invités. Ensuite, son prix varie de 8 à 15 $ /mois en fonction des options choisies.
Trello : une application pour organiser ses missions
Pour planifier et préparer vos projets, il existe Trello.
Ce logiciel repose davantage sur le visuel. Par exemple, il est possible de créer des :
- tableaux : en un coup d’œil, vous visualisez les tâches terminées et celles qu’il vous reste à faire ;
- cartes : vous pouvez noter toutes vos idées et les informations nécessaires pour mener à bien vos missions ;
- listes : vous définissez l’avancée des tâches grâce à la création d’étiquettes.
Le prix de son abonnement varie de 5 à 17,5 $ /mois et par utilisateur. Il existe aussi un abonnement gratuit aux fonctions plus limitées.
Pipedrive : un CRM pour faciliter la gestion client
Un CRM est un logiciel de gestion commerciale qui permet d’effectuer une analyse fine des ventes et du parcours client.
En effet, il aide les entreprises à échanger avec leurs clients, à rationaliser et à repenser leurs processus de vente et ainsi améliorer leur rentabilité. D’ailleurs, l’acronyme CRM signifie Customer Relationship Management, soit Gestion de la Relation Client.
Chez LOUIS, on utilise Pipedrive, mais il en existe un tas d’autres.
Ce dernier propose de nombreuses fonctionnalités, comme :
- la gestion des prospects et des affaires ;
- le suivi des communications (historique des appels et des e-mails) ;
- une visibilité et un contrôle de l’emploi du temps ;
- l’automatisation des tâches administratives récurrentes ;
- un accompagnement grâce à une intelligence artificielle (IA) ;
- l’analyse de l’activité et des performances en fonction des objectifs fixés ;
- la confidentialité et la sécurité des données de l’entreprise ;
- une disponibilité sur mobile.
Le prix de l’abonnement coûte entre 14,90 et 99 € par utilisateur et par mois. Vous pouvez aussi le tester gratuitement pendant 14 jours.
Les outils numériques pour échanger en interne et en externe
Slack : une messagerie instantanée
Les Louise et Louis l’utilisent au quotidien pour échanger – d’autant plus lors de nos jours de télétravail.
Celle-ci offre toutes les options nécessaires : chat, appel audio, vidéo et réunions virtuelles.
Son point fort est qu’il repose sur des canaux : des espaces organisés qui permettent de centraliser tous les échanges en les triant par thème.
Pour chaque canal, vous êtes libre de choisir son nom et les membres à y ajouter – de quoi gérer efficacement ses projets et ses missions. Vous pouvez même créer votre profil avec votre nom et prénom, votre photo et celui de votre poste de travail.
Pour les télétravailleurs, Slack est indispensable puisqu’il permet le travail d’équipe à distance.
Son prix varie de 6,75 € à 11,75 € /mois en fonction de la taille de votre entreprise. Il existe aussi un abonnement gratuit limitant les appels et messages en duo uniquement.
Mailchimp, une plateforme pour réussir vos campagnes Emailing
Depuis quelques mois, on a créé notre propre newsletter dans laquelle on partage avec vous, nos derniers articles de blog, nos nouveautés et nos exclus en avant-première. Bien entendu, on vous invite à vous abonner. 😇
Pour sa création, on utilise Mailchimp.
Cette plateforme de service marketing digital permet le partage de campagnes publicitaires et d’e-mails avec vos clients et toute autre personne intéressée. En plus, son utilisation est intuitive. En quelques minutes seulement, vous pouvez créer une newsletter au visuel agréable et à l’image de votre culture d’entreprise.
Il faut savoir que la création d’une newsletter permet d’interagir avec sa cible en arrivant directement dans sa boîte mail. L’objectif ici est l’augmentation des ventes en créant une relation solide et transparente.
Le prix de son abonnement varie entre 13 et 350 € /mois en fonction des options choisies et du nombre de destinataires. Il existe un abonnement gratuit, mais limité à 500 contacts. Cela peut être un bon moyen de se lancer dans l’écriture d’une newsletter sans dépenser d’argent.
Les outils numériques pour gérer ses dépenses
Spendesk : une plateforme qui organise vos dépenses professionnelles
Spendesk est l’outil de gestion qu’il faut vous pour piloter vos dépenses en sécurité et en temps réel. Chez LOUIS, on l’utilise au quotidien et on ne pourrait plus s’en passer !
Il permet :
- de centraliser toutes les demandes d’achat des salariés ;
- de regrouper toutes vos factures fournisseurs et vos notes de frais ;
- d’effectuer des remboursements rapides ;
- d’offrir une flexibilité des moyens de paiement via des cartes virtuelles et physiques.
Bref, Spendesk permet le contrôle du budget de votre entreprise. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises.
Le prix de l’abonnement mensuel dépend du nombre de transactions effectuées et propose un accès permanent à tous les moyens de paiement de votre choix.
Payfit : l’outil qui s’occupe de vos bulletins de salaire
Marie, notre Louise responsable administratif et financier, utilise Payfit. Ce dernier permet d’automatiser toutes ses tâches et offre un véritable gain de temps !
Vous pouvez oublier la pile de lettres manuscrites pour les congés et absences. Grâce à Payfit, vos collaborateurs peuvent effectuer toutes leurs demandes en ligne. Ils ont aussi accès à un espace personnel regroupant leurs fiches de paie.
Vous l’aurez compris, cet outil facilite la paperasse, tant pour vous que pour vos équipes.
Son abonnement coûte entre 100 € et 175 € /mois. Le prix est fixé en fonction des options choisies et du nombre de salariés dans l’entreprise.
Quickbook : un logiciel qui vous accompagne dans votre comptabilité
Quickbook est un logiciel de comptabilité idéal pour les TPE et PME. Chez LOUIS, on l’utilise et il a largement fait ses preuves.
Il permet :
- la gestion des devis, des factures clients et des fournisseurs ;
- l’organisation des dépenses de l’entreprise ;
- l’automatisation de la TVA.
Ce logiciel trie aussi vos opérations par catégorie d’impôt pour maximiser vos déductions et faire de belles économies.
Son abonnement coûte entre 21 $ et 140 $ / mois en fonction de l’abonnement choisi.
Google Workspace : des outils de collaboration, flexibles et pratiques
On parle là des forfaits Google Workspace qui donnent accès à Gmail, Drive, Calendar, Meet, Chat, Doc, Sheet et Slides. Bref, tous les outils numériques proposés par Google.
Leurs prix varie de 5,20 euros à 15,60 euros par mois et par utilisateur. Plus le prix est élevé, plus vous disposez d’espace de stockage, de fonctionnalités de gestion et de sécurité.
Chez LOUIS, on utilise quotidiennement quelques-uns de ces outils.👇
Gmail
Gmail est un service de messagerie électronique qui permet l’envoi de mails et de documents en toute sécurité.
Il contribue aussi à la productivité grâce aux nombreuses fonctionnalités, comme :
- la rédaction intelligente qui permet d’écrire vos e-mails plus rapidement ;
- l’envoi de rappels discrets pour être certain de répondre à tous ;
- une utilisation qui ne demande pas de connexion Internet, ce qui permet de consulter ses mails à tout moment ;
- une compatibilité avec d’autres outils comme Microsoft Outlook, Apple Mail ainsi qu’avec vos contacts.
Par ailleurs, pensez à vider votre boîte mail régulièrement pour adopter les bons éco-gestes au bureau !
Google Drive
Là encore Google vous accompagne dans votre organisation avec son service Google Drive.
Celui-ci est une plateforme de stockage et de partage de fichiers dans le cloud.
On l’utilise pour regrouper tous nos documents et nos photos. Il est aussi possible de créer des Docs de travail qui s’intègrent directement dans votre drive. Vous pouvez être certain de ne rien perdre, même en cas de panne d’ordinateur !
Bien entendu, cet outil permet de travailler en équipe en donnant accès à des espaces de travail partagés en interne et en externe.
Google Agenda
Pour organiser votre planning et ne rater aucun rendez-vous, il existe Google Agenda.
Fini l’agenda papier raturé, aux feuilles arrachées et à l’écriture illisible. Cet agenda en ligne regroupe tous vos événements pour une organisation réussie !
La fonctionnalité Premium permet le partage de vos disponibilités et de celles de vos collègues – plutôt pratique pour trouver des créneaux pour vos réunions d’équipes.
Il est aussi possible de réserver une salle en ligne.
Enfin, lorsque vous recevez un e-mail avec un lien pour un événement, Google Agenda l’ajoute directement à votre planning et vous envoie une notification de rappel.
L’outil idéal pour un planning organisé !
Google Meet
Ce service de visioconférence est largement connu, peut-être même que vous l’utilisez.
Idéal pour les télétravailleurs, il contribue à la communication et à la collaboration des équipes. En quelques clics, vous pouvez prendre un café virtuel avec une personne qui se situe à des milliers de kilomètres de vous. ☕️
Pour créer des réunions, c’est très simple : il suffit de transmettre un lien qui est généré automatiquement grâce à votre adresse mail et celle de votre interlocuteur. Qui plus est, les visioconférences sont de bonne qualité (à condition de disposer d’une bonne connexion Internet.)
Bien entendu, il existe de nombreux outils numériques pour vos visios comme Zoom ou encore Skype, très utilisés eux aussi.
La version gratuite de Google Meet permet de créer autant de réunions que vous souhaitez jusqu’à une heure maximum et jusqu’à 100 participants.
Désormais, vous connaissez les outils digitaux indispensables à votre transition numérique.
Il ne reste plus qu’à les prendre en main et à profiter de toutes leurs fonctionnalités.
