Comment organiser un onboarding avec Notion ?
D’autre part, vous en tirerez des bénéfices rapidement et durablement. Bien accueillir une nouvelle personne a un énorme impact sur son engagement et sa fidélisation envers l’entreprise. Et ce sur le long terme. Une expérience d’intégration mémorable, authentique et humaine peut vous aider à considérablement baisser votre turnover.
Et tout ça chez LOUIS, on l’a bien compris. Offrir un onboarding aux petits oignons aux nouvelles et nouveaux salariés fait partie de notre culture d’entreprise. Ça nous tient à cœur et nous savons que notre processus fonctionne bien (pour nous) donc on voulait partager ça avec vous ! Découvrez alors un peu plus loin dans cet article :
- Toutes les étapes de notre process d’intégration (avant, pendant et après l’arrivée du nouveau membre)
- Toutes les pages Notion que Sylvie, notre opération officer, a imaginées pour l’intégration d’un futur Louis (avec captures d’écran à l’appui 😉).
Mais pour l’heure reprenons d’abord les bases avec une petite définition.
C’est quoi un onboarding ? Définition
L’onboarding est un mot anglais qui signifie “embarquement”. C’est la phase de processus d’intégration d’un collaborateur ou d’une collaboratrice dans une organisation. Ça permet de s’assurer qu’il ou elle se sente bien dans l’équipe et ce dès le premier jour.
Il existe 4 étapes essentielles dans un bon onboarding : les 4C. Ce sont les phases de Conformité, Clarification, Culture et Connexion :
- Conformité : c’est la première étape. On vérifie que les éléments légaux sont bien conformes (contrat de travail signé, règles générales expliquées, etc.)
- Clarification : ici on éclaircit les zones d’ombre qui peuvent subsister après le recrutement (missions, attentes, objectifs, fonctionnement de l’entreprise, etc.)
- Culture : cette phase consiste à mieux faire comprendre les valeurs de l’entreprise, les relations internes, les événements, les habitudes de langage… Bref, tout ce qui touche à la culture d’entreprise.
- Connexion : à ce stade du processus d’onboarding, on cherche à créer des moments d’échange avec l’équipe. Pour tisser des liens, apprendre à se connaître et partir sur de bonnes bases.
En fait, ça annonce le début de l’aventure LOUIS !
Et je peux vous le dire, ça promet 😉
Bon à savoir 💡: En principe, c’est le responsable RH, le service RH, l’assistant de direction ou l’office manager qui doit structurer et définir le programme d’intégration. Mais rien n’empêche aux autres salariés de participer à son élaboration. Par exemple chez LOUIS, plusieurs personnes ont mis la main à la pâte pour l’améliorer au fil du temps.
Concrètement, à quoi sert un onboarding ?
Un bon onboarding sert à mieux fidéliser et engager ses collaborateurs. Pour preuve, on a 3 chiffres intéressants :
- En France, 1 salarié sur 5 quitte sa boîte au bout de seulement trois mois à cause d’une mauvaise intégration.
(Souvent à cause d’un premier jour raté…) - 60% des gens qui ont vécu un onboarding de qualité sont susceptibles de rester 3 ans dans la même entreprise.
- Un processus d’onboarding efficace = 33% en plus de collaborateurs engagés dans l’entreprise.
C’est dire à quel point une bonne intégration change la donne ! En tout cas, chez LOUIS, on a constaté beaucoup de bénéfices. Ça permet entre autres :
- Une meilleure compréhension de l’activité, des produits vendus et des concurrents
- Une découverte rapide des métiers, compétences et missions de chacun
- Une prise en main facile des outils et de l’environnement de travail
- Une bonne appropriation des normes culturelles et de la vie en entreprise
- Des feedbacks à chaud et plein de nouvelles idées à mettre en place.
Personnellement, quand je suis arrivée chez LOUIS j’ai été agréablement surprise de mon accueil. En fait, je n’en croyais pas mes yeux. En l’espace d’une semaine, j’avais compris qui faisait quoi, à qui je devais m’adresser si j’avais un problème, qu’est-ce qu’on vendait et à qui.
Bref, j’étais incollable sur LOUIS. Et surtout, ça m’a donné une énorme motivation pour la suite. J’avais envie de faire part à cette aventure et d’apporter ma pierre à l’édifice.
3 ans plus tard je suis toujours là.
Vous allez vite comprendre pourquoi !
Avant de rentrer dans le vif du sujet : 4 idées reçues qui peuvent tout faire capoter
- “On s’occupera de l’onboarding dès son arrivée.”
Faux ! Il commence à la fin du processus de recrutement, soit dès l’embauche du candidat. - “À la fin de la semaine, c’est plié et c’est bon il sera opé.”
Faux, un bon onboarding s’étend sur plusieurs semaines. (La période d’intégration peut durer jusqu’à 3 mois si besoin.) - “On fait suivre le process seulement aux gros profils.”
Non ! Peu importe le profil, chacun mérite une bonne intégration. D’ailleurs n’oubliez pas que vos collaborateurs sont les premiers ambassadeurs de votre marque. Donc, plus ils en savent sur la boîte, mieux ils en parleront mais 🤫 ça reste entre nous. - “Il arrive lundi 9h00, on va improviser.”
Toujours pas ! Le programme d’intégration doit être structuré et planifié à l’avance.
En définitive, l’intégration d’un nouvel arrivant :
- Commence dès l’embauche voire même dans le processus de recrutement
- Dure plusieurs semaines voire plusieurs mois
- S’applique à tous les profils (même les stagiaires…)
- Ne s’improvise pas et doit être décrit par écrit
Et maintenant, passons au plat de résistance et regardons plutôt comment se déroule un onboarding chez LOUIS.
Spoil alert : tout se passe sur Notion* 😈 et toujours au bureau !
*Notion est une application qui permet de collaborer intelligemment : organisation des tâches, prise de notes, calendrier, bases de données… Bref, Notion c’est la vie !
Comment se passe un onboarding chez LOUIS ?
On ne va pas se le cacher, on n’a pas inventé l’eau chaude. On n’est pas non plus des pros des 4C abordés plus haut. En revanche, on met un point d’honneur à bien suivre chaque étape de notre processus d’onboarding et on le met à jour régulièrement.
L’idée ici est de vous présenter tout ce qu’on prépare avant l’arrivée d’un nouveau ou d’une nouvelle Louis·e. On vous montrera ensuite comment notre espace Notion est organisé (types et nombre de pages, chronologie de lecture, etc.).
La communication interne
1 à 3 mois avant l’arrivée d’une nouvelle personne, les fondateurs font une annonce lors du KTF*. C’est une réunion que l’on fait tous ensemble pour clôturer la semaine et décompresser avant le week-end. En général, ils nous donnent les infos suivantes :
- Qui ?
- Quand ?
- Quoi ? Quel rôle ?
- Pourquoi ?
Ensuite, on prend (si besoin) 5-10 minutes pour qu’ils répondent à nos questions.
*KTF est l’acronyme de Kill The Frustration
L’organisation avec les managers
Quelques semaines avant le début de l’onboarding, Sylvie et Paul (COO et cofondateur de LOUIS) s’adressent aux managers concernés pour mieux comprendre :
- Le poste de la personne
- Sa mission dans l’entreprise
- Les personnes avec qui elle va travailler
- Les besoins : location d’ordinateurs, siège de bureau, espace de travail…
Ce qui permet de mieux organiser les réunions et d’anticiper les achats spécifiques.
Bon à savoir 💡 : si besoin, vous pouvez aussi désigner un mentor d’onboarding ou un référent pour s’occuper de l’arrivée de la nouvelle recrue. Quand il s’agit d’un stage, c’est souvent son tuteur ou sa tutrice qui s’en charge.
Le planning de l’onboarding
Chez LOUIS, chaque nouveau doit s’imprégner de son nouvel environnement de travail et effectuer ce qu’on appelle vulgairement la “semaine de ponçage”. On se retrouve dans la peau d’un ébéniste durant toute une semaine pour fabriquer notre mobilier et découvrir ce beau métier.On détermine les dates de ce stage à la prod’ en fonction des événements internes (réunions importantes, ateliers, etc.) et du niveau de production. Il se peut donc que ce stage ait lieu la première ou la deuxième semaine. Voire plus tard pour les cas particuliers (comme lors d’un confinement par exemple…).
On ajoute aussi la date de prise de poste dans le calendrier commun de l’entreprise.
La préparation des outils
Au plus tard une semaine avant son arrivée, il faut donner à Paul son nom, prénom et e-mail perso pour lui créer une adresse e-mail avec notre nom de domaine. Une fois l’adresse générée, Paul peut réaliser son inscription sur Payfit* ! ✨
*Payfit est un outil de paie et RH en ligne
Le rappel avant le jour J
2-3 jours avant d’intégrer l’équipe, on envoie un mail pour apporter quelques précisions :
- Date et heure du premier jour
- Adresse et codes d’entrée du bâtiment
- Numéro du manager / de la manageuse et de Sylvie
- Explication du déroulement de la journée / des premières semaines
- Précision sur le repas du midi et sur le matériel à apporter
L’arrivée de la nouvelle recrue
Pour le jour J, on accueille bien évidemment notre nouvelle recrue et on fait un petit tour du lieu de travail, c’est-à-dire des bureaux et de l’atelier en ce qui nous concerne. On en profite pour présenter tout le monde puis elle s’installe dans l’open space. Rencontrer et discuter avec chaque membre de l’équipe dès le premier jour permet de faciliter l’intégration et surtout de mettre le nouvel arrivant directement dans le bain.
On lui donne aussi son kit de bienvenue (et non il ne s’agit pas d’un simple livret d’accueil). Elle reçoit alors un carnet, un stylo, un tee-shirt et un pull LOUIS. Ensuite, son onboarding sur Notion débute :
- Téléchargement de l’application
- Présentation de notre espace de travail (sur Notion)
- Et c’est parti, les choses sérieuses peuvent commencer !
Découvrez comment se servir de Notion pour onboarder vos équipes (étape par étape)
Sur Notion, l’un de nos dossiers racines se nomme LOUIS’ life. C’est ici que l’on retrouve toutes les infos sur la vie d’entreprise : événements, achats pour l’entreprise, réunions communes, communication interne… et 🥁 l’onboarding !
Dès son premier jour, le nouveau ou la nouvelle Louis·e doit se rendre dans une page de LOUIS’ life appelée “Tes premiers pas”. Cette page se présente sous la forme d’un tableau qui comprend différentes colonnes et différentes cartes (=pages). Ces cartes sont automatiquement reliées à d’autres pages.
(C’est ce qu’on appelle la magie de Notion 🧙♀️.)
– Commence ici
– Prêt à travailler
– À garder en tête
– Ateliers
L’objectif ici est de lire les pages de chaque colonne de haut en bas puis de gauche à droite. Autrement dit, il faut d’abord lire la colonne “Commence ici”, puis “Prêt à travailler” et ainsi de suite.
👈 Voyez plutôt
Là vous vous dites, Wow on a craqué sur les photos 😂.
Mais vous vous dites aussi que le processus d’onboarding chez LOUIS est très cool, non ?
Commence ici
On retrouve 3 pages : “Mot de passe wifi”, “La culture de LOUIS” et une “semaine type chez LOUIS”.
Sans trop rentrer dans les détails, prenons la page “La culture de LOUIS”. Cette page est vraiment la base de cet onboarding car elle donne l’accès à d’autres pages sur la vie chez LOUIS. Ça permet en un clin d’œil de savoir d’où l’on vient, ce qu’on fait et où on veut aller. Ici, on peut lire les pages suivantes :
- Bienvenue à bord : cette page ressemble un peu à notre plateforme de marque. Elle décrit : notre vision, notre mission, nos valeurs, notre manifeste, nos engagements, l’histoire de l’entreprise, l’origine du nom LOUIS, nos produits, notre proposition de valeur, la concurrence, l’équipe et l’organigramme.
- Les objectifs : pour vraiment comprendre le contexte dans lequel on se situe, on a une page dédiée à nos objectifs. Ici, il y a les indicateurs clés de performance de l’entreprise, l’an passé en quelques lignes et les gros événements / projets de l’année en cours.
- Les événements LOUIS : dans cette page il y a toutes les infos sur ce qu’on organise en interne (KTF, réunion bimensuelle, afterwork, sessions ask me anything, ateliers cuisine, ciné Soute, offsite, etc.). Et oui… que ce soit pour travailler ou profiter on aime passer du temps ensemble !
- Lexique : aaah le lexique, c’est moi qui l’ai demandé. La Soute, la Forge, le Litt, Bobby, Guigz… Au début, je ne comprenais rien ! Maintenant, on a un tableau qui définit chaque mot que l’on a inventé.
Au sujet de la page “une semaine type chez LOUIS”, on a apporté plus d’infos sur le programme de la semaine (réunions de démarrage, les repas du midi ensemble, les 3 newsletters LOUIS…)
Prépare-toi à travailler
Une fois que la nouvelle recrue a une bonne idée de ce qu’on fait chez LOUIS, elle peut avancer dans le processus d’onboarding et passer à la colonne “Prépare toi à travailler”. Voici, toutes les informations de cette partie :
- Les instructions de sécurité pour travailler à la Soute (atelier) : application à télécharger, EPI à porter et postures à adopter (valable aussi pour le bureau).
L’installation de Slack : explication de la plateforme, tuto pour la télécharger et se connecter au Slack LOUIS.
Les infos pour naviguer dans notre dossier drive : tuto accès et organisation des dossiers. - Les bases de Notion : captures d’écran et vidéos explicatives sur l’organisation de nos dossiers sources, pages annexes et bases de données.
- Un template “to do” : ça c’est une pépite qu’on a piqué à Lemlist. C’est un template Notion d’une to-do liste pour mieux s’organiser au quotidien.
- Un premier atelier avec Sylvie pour rajouter les événements internes dans son calendrier, renseigner des infos perso ou encore remplir des documents administratifs.
- Les explications pour les réseaux sociaux : on retrouve un accès direct aux liens des réseaux sociaux de LOUIS ainsi qu’un tuto complet pour mettre à jour ses informations LinkedIn.
- Autres pages : un tuto pour créer sa signature de mail, pour l’équipe commerciale un tuto pour créer sa signature Pipedrive et enfin un tuto pour accéder au calendrier de l’équipe.
Oui, on aime aussi les tutos.
À garder en tête
- La semaine de ponçage : il faut voir avec Baulieu (CTO et cofondateur de LOUIS) pour valider les dates. Dans cette page, on retrouve toutes les infos pour survivre à la Soute 😜 (affaires à apporter, repas à prévoir, podcast à écouter, etc.)
S’inscrire aux ateliers : c’est juste un petit rappel pour bien penser à prendre rendez-vous avec toutes les personnes qui sont dans la colonne de droite !
Dans cette colonne, il y a aussi un petit tuto pour savoir bien utiliser Payfit. Notamment pour demander des absences.
Note : il se peut que la situation ne permette pas de réaliser les ateliers (exemple comme un autre : le covid). C’est alors possible de réaliser son onboarding à distance. Mais seulement la lecture des pages Notion et l’organisation des rendez-vous avec l’équipe. En revanche, la semaine de ponçage reste obligatoire donc elle sera faite dès que possible, même 6 mois après s’il le faut 😈.
Ateliers
Dans cette colonne, il y a tous nos ateliers. C’est la dernière étape du processus d’onboarding sur Notion.
Voici les thèmes des ateliers :
🏭 La tech chez LOUIS
👑 La collection
🤝 Nos types de client
💰 Le processus de vente
🚀 La vision long terme
♻️ Gestion / tri des déchets
💳 Les dépenses Spendesk
📣 Le marketing & la communication
🌈 La marque LOUIS
📗 Les outils de vente
Dans chaque page, on retrouve :
- Une intro (2 lignes) : qui explique le sujet et présente la personne qui organise l’atelier
- La durée : entre 15 minutes et 1heure pour les plus bavards
- Le sujet : c’est ce que la personne va découvrir / apprendre pendant l’atelier
- La to-do liste : (exemple) prendre rendez-vous avec Thomas.
Les ateliers ne sont pas nécessairement faits dans l’ordre et ça n’a d’ailleurs pas tellement d’importance. Cela dépend surtout de l’emploi du temps de chacun.
Une fois qu’ils sont tous faits, ça y est l’onboarding touche à sa fin. (Enfin, sur Notion !)
Et après, c’est fini ?
On a mis en place quelques bonnes pratiques chez LOUIS pour faire durer l’intégration des nouvelles recrues. Tout d’abord, à la fin de la première semaine on fait un point informel, entre managers et nouveau collaborateur.
L’objectif est de vérifier s’il a rencontré chaque salarié, s’il se sent vraiment bien et qu’il a bien saisi ce qu’on fait chez LOUIS. Le but est donc de prendre la température et de discuter de la première impression qu’il a eue en arrivant dans l’entreprise. C’est ce qui permet de valider (ou non) le succès de l’intégration.
C’est finalement le moment idéal pour discuter d’éventuels dysfonctionnements, erreurs dans le processus ou dans les documents et ainsi collecter des feedbacks à chauds ! C’est un peu l’équivalent du rapport d’étonnement mais de façon plus informelle (mais ⚠️ c’est bien évidemment pris au sérieux !).
Quand plusieurs personnes arrivent en même temps, j’aime bien organiser un quiz sur toutes les infos que l’on retrouve dans Notion. Ça permet de les challenger et de vérifier que tout est clair pour elles.
Et là ça y est, le processus d’onboarding chez LOUIS s’arrête ici. Après deux semaines de lecture, ateliers et stage de ponçage on obtient un nouveau ou une nouvelle Louis·e prêt à tout défoncer avec nous. 🔥
Bon à savoir 💡 : N’oubliez pas qu’intégrer un nouveau collaborateur ou collaboratrice s’étend sur plusieurs mois. Les prochaines étapes-clés sont de former les nouveaux et faire un suivi régulier. Chez LOUIS, on fait des points mensuels pour vérifier que tout va bien (mission, objectifs, intégration, ambiance, équipements et environnement de travail…).
À retenir : 3 points clés pour organiser un bon onboarding (selon nous)
Pour terminer, voici ce qu’on peut retenir pour organiser un bon onboarding et intégrer au mieux ses nouveaux talents.
- AVANT : Bien préparer l’accueil de la nouvelle recrue et ce dès l’embauche
- PENDANT : Mobiliser toute l’équipe dans le parcours d’intégration
- APRÈS : Accompagner sur les semaines suivantes / le premier mois
À bientôt pour bâtir le nouveau monde du travail.
