Questionnaire de l’aménagement de bureau : les questions à se poser
Aménager des espaces professionnels ne se limite pas à disposer quelques meubles au hasard ! Vous l’avez remarqué, et l’agencement actuel de vos locaux pourrait justement être optimisé. La première étape pour réaménager vos bureaux est de vous poser les bonnes questions, et c’est pour vous y aider que LOUIS vous partage aujourd’hui son questionnaire de l’aménagement de bureau.
C’est en intégrant vos collaborateurs à ce processus et en comprenant leurs habitudes que vous pourrez faire de votre projet de space planning une réussite. Dans cet article, découvrez les questions à leur poser, et à vous poser, pour créer un environnement de travail qui réponde à leurs attentes et améliore leur productivité. Bonne lecture !
Questionnez-vous sur vos objectifs pour l’aménagement de vos bureaux
L’aménagement de vos bureaux doit apporter des réponses concrètes aux objectifs qui vous guident. Mais quels sont-ils ? Pourquoi souhaitez-vous réagencer votre espace de travail ? Posez-vous les bonnes questions pour les définir.
- Quel est le degré de collaboration au sein de votre entreprise ? Il pourrait être intéressant de prévoir des salles de travail partagées pour les équipes qui ont l’habitude de travailler ensemble. À l’inverse, des bureaux individuels pourraient être plus adaptés à certains de vos salariés.
- Votre espace est-il optimisé ? La circulation y est-elle fluide, ou pourrait-elle être améliorée ?
- À quel point avez-vous besoin de flexibilité ? Serait-il intéressant de partir sur du mobilier de bureau modulaire ?
Quels sont les problèmes actuels liés à l’agencement de vos espaces ?
Une fois vos objectifs posés, demandez-vous quels sont les points d’amélioration de votre organisation actuelle :
- Quels sont les freins à la productivité ? Certains éléments entravent peut-être l’efficacité de vos salariés (manque de lumière, mauvaise acoustique…). Il est intéressant de les identifier pour y apporter une solution.
- Existe-t-il des besoins non satisfaits ? Peut-être que votre mobilier actuel ne répond plus à leurs exigences, ou ne leur permet pas d’être à 100 % efficaces.
Réfléchir à ces obstacles et aux moyens de les surmonter pour atteindre vos objectifs vous permettra de poser des fondations saines pour votre projet d’aménagement.
Quelles questions poser à votre équipe pour comprendre ses besoins ?
Vos collaborateurs sont les premiers utilisateurs de vos espaces, c’est pour cela qu’il est indispensable de les impliquer dans ce processus de réaménagement. Interrogez-les sur leurs besoins, préférences et habitudes de travail pour trouver les solutions qui leur conviendront le mieux.
Vous pouvez leur poser plusieurs types de questions pour les impliquer dans ce processus.
Quels sont les défauts et les axes d’amélioration de l’espace actuel ?
Vos employés se sont approprié vos locaux au fil du temps, et connaissent donc ses failles et ses axes d’amélioration. Questionnez les sur leurs ressentis et leurs attentes quant à leur remaniement.
Voici quelques questions que vous pourriez leur poser :
- Disposez-vous de tous les équipements technologiques nécessaires ?
- Les rangements à disposition sont suffisants ?
- Les salles informelles répondent-elles correctement à vos besoins ?
- La taille de votre poste actuel vous convient-elle ?
- Etc.
Interrogez-vous sur les endroits où vos collaborateurs passent le plus de temps et sont les plus efficaces
Les lieux où vos salariés sont les plus performants dépendent de leurs préférences et de leurs habitudes. Pour leur offrir un cadre de travail adapté, il est donc intéressant de les interroger à ce sujet.
Vous pourrez ainsi repérer quels sont vos employés :
- Qui privilégient la flexibilité et souhaitent pouvoir se déplacer facilement pour collaborer avec leurs collègues.
- Qui préfèrent la stabilité et l’ancrage, et ont besoin d’un bureau attitré.
- Qui ont besoin de calme et d’un espace rien qu’à eux pour maximiser leur productivité.
Cela vous permettra de déterminer si vos équipes fonctionnent plutôt de manière collaborative ou indépendante. Vous pourrez alors trouver l’organisation qui correspond le mieux à leurs habitudes de travail.
Demandez-vous quels sont les besoins spécifiques de chaque poste de travail
Les différents métiers qui font vivre une entreprise peuvent avoir des besoins différents ! Il faut le garder à l’esprit pour que le nouvel aménagement de votre espace profite à tout le monde et ne défavorise pas certains de vos employés.
– Un directeur administratif aura généralement besoin d’une grande surface de travail et d’un bureau attitré avec de nombreux rangements.
– Au contraire, un chargé de marketing préférera le plus souvent le flex office, qui lui permet de s’intégrer plus facilement aux autres pôles de l’entreprise selon les projets du moment.
Vous ne pourrez probablement pas apporter satisfaction à chacun. Néanmoins, cela vous permettra de dégager les grandes tendances afin d’aménager un environnement de travail qui conviendra au plus grand nombre.
Intégrer votre équipe à votre réflexion favorisera en plus l’adoption de ces changements. En l’écoutant et en prenant en compte ses préoccupations, vous serez à même de concevoir un environnement stimulant et qui répond à ses besoins.
Questionnez-vous sur la vision à long terme de votre entreprise
Si l’avis de vos employés est important, il n’est pas suffisant. Votre équipe peut en effet répondre à vos interrogations sur ses besoins et ses ressentis, mais vous devez également penser à votre vision à long terme.
Posez-vous les bonnes questions, et associez-les aux feedbacks qui vous sont remontés pour repenser votre espace.
Quelles sont vos perspectives de croissance et d’évolution ?
Contrairement à vous, votre équipe n’a pas forcément une vision complète de vos aspirations. Pourtant, cette vision doit être prise en compte dans votre projet d’aménagement. Voici quelques questions à vous poser pour ce faire :
- Pensez-vous embaucher prochainement ? Si tel est le cas, prévoyez de la place pour vos nouvelles recrues, et choisissez votre mobilier en conséquence.
- Réfléchissez-vous à diversifier votre activité ? Cela pourrait nécessiter un lieu dédié auquel vous pouvez déjà réfléchir.
- Prévoyez-vous d’investir dans des équipements spécifiques ? Il faudra alors leur trouver la meilleure place possible dans vos locaux.
Quels modes de travail souhaitez-vous privilégier ?
L’organisation de vos locaux doit être le reflet de la méthode de travail privilégiée par votre entreprise :
- Pour favoriser le travail collaboratif, il est judicieux d’intégrer des espaces ouverts, qui favorisent la communication et les échanges d’idées. Pour vos brainstormings, tables modulables ou tableaux blancs mobiles seront ainsi vos meilleurs alliés !
- Pour développer le flex office, prévoyez des postes où il est facile de s’installer et de se connecter. Pensez également aux casiers qui permettront à vos salariés de stocker leurs effets personnels.
- Si vous avez fait le choix du travail hybride, vos collaborateurs peuvent préférer le télétravail pour toutes les tâches individuelles qui impliquent un haut niveau de concentration. Vos locaux deviennent ainsi un véritable lieu de rencontre et de collaboration. Privilégiez alors les salles polyvalentes aux bureaux individuels, et pensez à équiper vos salles de réunion de technologies de visioconférence.
Quelle est la culture de votre entreprise ?
Choisissez vos couleurs avec soin, et pensez la disposition de vos meubles de manière à renforcer le sentiment d’appartenance. Soignez également la décoration de vos bureaux ; elle joue un rôle essentiel dans le bien-être au travail, et vous permet en plus d’appuyer votre identité.
Recevez votre modèle de questionnaire de l’aménagement de bureau
Trouver les bons mots pour formuler les questions à poser à vos collaborateurs peut prendre du temps. C’est justement pour faciliter votre travail préparatoire que LOUIS vous offre un modèle de questionnaire qui vous aidera à analyser leurs besoins.
Vous cherchez un aménageur de bureau pour vous accompagner dans ce chantier ? Chez LOUIS, on est spécialistes du mobilier de bureau en bois et fabriqué en France. Nos Louises et Louis se feront un plaisir de vous aider à trouver les solutions les plus adaptées à votre entreprise !
Élaborer un questionnaire pour l’aménagement de bureaux : que retenir ?
Réagencer vos espaces de travail représente un budget qui peut être conséquent. Pour être efficace, il ne faut donc pas négliger cette première étape. Il est en effet primordial de vous poser les bonnes questions pour aménager vos bureaux correctement. Plus encore : il est important de les poser à vos salariés, qui en sont les utilisateurs finals. Réunissez-les interrogations les plus intéressantes pour votre activité dans un questionnaire, et menez votre enquête auprès de vos équipes.
Pour récapituler, voici quelques questions qu’il est utile de vous poser dans le cadre d’un tel projet :
- Quels sont les objectifs de votre nouvel agencement ?
- Quels problèmes rencontrez-vous actuellement dans votre espace de travail ?
- Quels sont les besoins et les attentes de vos collaborateurs ?
- Quelle est votre vision à long terme et comment cela impacte-t-il vos besoins en matière d’agencement ?
