3 étapes clés pour organiser et planifier un déménagement d'entreprise

Vous vous en doutez, déménager une entreprise n'est pas une mince affaire. Il faut s'organiser à l'avance et prendre du recul sur toutes les actions à mener... Durée du déménagement, préavis à envoyer, estimation des coûts, choix des fournisseurs, etc. La liste est longue !

Mais pas de panique ! Chez LOUIS, on a l'habitude de ce type de projets. On construit actuellement nos futurs bureaux et comme vous, on doit préparer ce déménagement. Pour vous aider à l'appréhender plus sereinement, on a réunit dans cet article les 3 étapes à suivre pour bien planifier son déménagement d'entreprise.

Bonne lecture !

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3 grandes étapes pour bien planifier  son déménagement d'entreprise

1. Fixez la date du déménagement

Oui, ça semble logique. Mais comme pour toute planification de projet,  il faut définir un cadre. Le point de départ ? Et bien, il s'agit de la date à laquelle vous devez vider vos bureaux actuels. En fonction de cette date, vous pourrez facilement déterminer toutes les échéances qui suivront.

Pensez à envoyer votre préavis 6 mois avant le terme de votre bail commercial. Et attention, ce dernier peut être résilié au bout de 3, 6, ou 9 ans !

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Bon à savoir 💡 Aujourd'hui plus besoin de se déplacer pour envoyer votre préavis, vous pouvez faire les démarches en ligne sur le site internet de la poste.

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Ensuite, le plus important est d'établir la durée du déménagement de votre entreprise. Bien entendu, il faut prendre en compte différents facteurs. Ce que nous avons fait chez LOUIS, c'est de prendre le temps de se poser les bonnes questions !

Concrètement Sylvie, notre office manager, a organisé plusieurs réunions avec les fondateurs et notre designer d'espace. L'objectif ? Connaître et lister toutes les actions et tâches à réaliser pour mener à bien ce déménagement d'entreprise.

Voici une liste non exhaustive de questions à reprendre :

• Quelle est la taille de votre entreprise ? (TPE, PME, ETI, etc.)
• Combien de services sont concernés par ce déménagement ?
• Est-ce que vous changez de ville ou de pays ?
• Devez-vous prévoir des travaux de rénovation dans vos anciens locaux ?
• Enclenchez-vous des travaux dans vos futurs bureaux ? (gros et/ou second œuvre)
• Faites-vous appel à un architecte ou aménageur d'espace pour le space planning ?
• Faut-il transférer vos meubles et votre matériel informatique dans une autre ville ?
• Faut-il renouveler votre matériel informatique ?
• Etc.

Tous ces éléments vont fortement impacter la durée du déménagement. D'autant plus que vous devrez également gérer le choix des fournisseurs et éventuellement acheter de nouveaux bureaux pour bien travailler. Et donc anticiper les délais de livraison  !

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Bon à savoir 💡 Pour préparer un déménagement, il faut compter environ 2 mois pour une entreprise de 100 personnes et 6 mois pour une société de plus de 300 personnes. Mais bien entendu, tout dépend des travaux éventuels à réaliser.

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Par exemple, chez LOUIS nous sommes 20 dans l'équipe et nous rénovons un ancien bâtiment à l'abandon (oui, oui on aime les challenges...) pour construire notre nouvel atelier de fabrication où nous installerons aussi nos bureaux. On a prévu environ 6 mois pour planifier chaque étape du projet.

Donc, une fois que vous avez défini la durée de votre déménagement de bureaux, vous pouvez avoir une estimation plus précise de la date réelle du déménagement. Pour rassurer et motiver vos équipes, n'hésitez pas à leur communiquer cette date. Et n'oubliez pas d'en informer le représentant ou délégué du personnel en premier, c'est une obligation légale.

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2. Faites un rétro planning pour y voir plus clair

Vous connaissez la date et la durée du déménagement ? Ça y est, tout se concrétise ! De notre côté, ce qui nous a aidé chez LOUIS c'est de faire un rétro planning. Une fois que vous avez terminé l'étape 1, vous devez définir :

• les tâches et sous-tâches
• la durée de chaque action
• leur organisation entre-elles
• optionnel : les responsables de chaque étape

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Bon à savoir 💡réaliser un diagramme de Gantt est très efficace pour visualiser chaque étape, prioriser les tâches et savoir quelles actions doivent-être terminées pour pouvoir en commencer d'autres.

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Ensuite ? Et bien vous pouvez maintenant construire votre rétro planning. Partez de la date finale et remontez de tâche en tâche. Facile non ? Bon, en fait non, ce n'est pas si simple ! On sait très bien que la planification peut être stressante car elle garantit souvent la réussite de votre déménagement.

Et on sait aussi que ce n'est pas toujours facile de penser à tout. Surtout quand on est seul à gérer toute l'organisation. Pour vous simplifier la vie, on vous a donc concocté une petite surprise : une checklist  pour préparer le déménagement de vos bureaux !

En résumé, cette feuille de route comprend :

• toutes les étapes à suivre durant votre projet
• les échéances détaillées de 6 mois avant à 15 jours après le déménagement
• des cases à cocher quand la tâche est terminée

Bref, la checklist parfaite pour penser à tout.

Pour savoir comment estimer vos coûts et établir votre budget, continuez à lire cet article :)

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3. Estimez le coût du déménagement

Pour éviter les mauvaises surprises, vous devez estimer le coût du déménagement. Ok, d'accord... mais que faut-il prendre en compte ? Et bien, il y a 3 choses essentielles à prendre en considération : les frais de transfert, les coûts sociaux et le budget de l'aménagement de vos futurs bureaux.

Globalement, pour les frais de transfert vous devez calculer les coûts suivants :

• Le déménagement du mobilier et les affaires de vos équipes
• Les achats de fournitures de bureaux et de matériels informatiques
• Le renouvellement du mobilier de bureau (bureaux, sièges, matériels, etc.)
• Le nettoyage des anciens et des nouveaux locaux
  
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Bon à savoir 💡 si vous souhaitez louer un camion de déménagement de 20m3, comptez 150€ HT pour la journée. Vous pouvez aussi louer une camionnette avec chauffeur sur Supervan, pratique non ?

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Les coûts sociaux sont les dépenses liés à vos équipes comme :

• La prime de déménagement si vos employés doivent aussi déménager leurs domiciles
• Les éventuels recrutements et les nouveaux salaires à prévoir
• Le changement d'organisation interne dans les différents services (formations, changements de postes, départs volontaires etc.)

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Le budget de l'aménagement de vos futurs bureaux qui peut comprendre :

• Les travaux de rénovation des anciens locaux
• Les travaux de gros ou second oeuvre des futurs bureaux
• Le space planning avec un architecte d'intérieur, un aménageur ou un designer d'espace
• Le montage et l'installation de vos nouveaux meubles

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Bon à savoir 💡 pour aménager vos futurs bureaux prévoyez 50 à 70% du budget total du déménagement.

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Voilà, vous disposez de bons éléments pour planifier votre déménagement.

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En résumé

Beaucoup d'informations ? LOUIS vous résume tout.

Pour bien organiser et planifier votre déménagement d'entreprise :

• Fixez la date du déménagement à l'avance
• Listez toutes les actions à mener et préparer un rétro - planning
• Prévoyez les coûts de transfert et et n'oubliez pas les coûts sociaux dans votre budget

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