Comment aménager une salle de réunion ? Étapes et conseils
Un collaborateur passe parfois jusqu’à 8 heures par semaine en réunion. Oui, ça fait beaucoup !
Imaginez passer ces longues heures dans une pièce sans vie, froide et inconfortable. On est d’accord, ça ne donne pas trop envie.
Alors, comment aménager une salle de réunion mêlant confort, ergonomie et convivialité ?
Dans cet article, on vous dévoile toutes nos astuces pour créer la salle de réunion dont vous avez toujours rêvé ! 👇
1. Faites un audit pour connaître vos besoins
Avant d’entamer les travaux de réaménagement, vous devez évaluer vos besoins afin de créer la pièce idéale pour votre entreprise.
La première étape est donc de prendre un carnet et un stylo pour répondre à ces 7 questions. 👇
- Envisagez-vous une salle pour des réunions formelles comme celles du conseil d’administration, de direction ou des présentations clients ?
- Ou préférez-vous une salle adaptée aux sessions de brainstorming, aux rendez-vous en visioconférence ou aux courtes réunions entre 2-3 collaborateurs ?
- De quelle surface maximum disposez-vous ?
- Combien de places assises souhaitez-vous au minimum ?
- Aimeriez-vous un espace modulable pour aménager la pièce à votre guise ?
- Quelle ambiance souhaitez-vous créer ? Plutôt un style épuré, une ambiance cocooning ou un design contemporain ?
- Quel est votre budget ?
Pensez à impliquer vos collaborateurs dans ce projet. Vous pourrez recueillir leurs idées et leurs besoins afin de créer une pièce où chacun se sentira inspiré et motivé.
2. Choisissez les bons meubles pour votre salle de réunion
Une fois que vous avez répondu à ces questions, place au concret avec le choix du mobilier.
Sachez que cette étape n’est pas à prendre à la légère. Eh oui, du mobilier confortable et ergonomique permet de créer un environnement propice à la productivité.
Des tables adaptées pour vos réunions formelles
Pour les longues réunions au ton plus sérieux, il vous faudra du mobilier ergonomique et fonctionnel. Après tout, il est normal de vouloir être confortablement installé lorsqu’elles durent plusieurs heures.
Vous devez, tout d’abord, choisir la table de réunion adéquate pour votre entreprise. Pour cela, il y a plusieurs paramètres à prendre en compte : dimensions, formes, matériaux, style, options, etc. On a alors rédigé un article hyper complet dans lequel on vous explique tout en détail. Ça vaut le coup de jeter un œil.
Néanmoins, attardons-nous ici sur quelques points importants. 👇
– Les tables carrées ou rondes sont davantage utilisées pour des réunions en petit comité, entre 2 et 6 personnes.
– Les tables rectangulaires conviennent parfaitement pour organiser des réunions à plus de dix collaborateurs. Elles offrent une grande surface de travail, ce qui permet d’avoir de l’espace pour tous ses documents et son ordinateur. Aussi, les participants sont en face à face et cela permet de favoriser les interactions.
– Les tables en U sont aussi très appréciées. Elles permettent de casser le côté géométrique de votre pièce. En plus, elles offrent une bonne visibilité sur l’animateur ou le support de réunion. Néanmoins, leur prix peut vite être onéreux en raison de leur forme imposante et peu commune.
Pour un confort optimal, comptez 60 cm minimum par place assise – voire 70 à 80 cm si vos collaborateurs ont plusieurs outils de travail à poser sur la table.
Vous pouvez aussi opter pour du mobilier modulable qui offre une grande polyvalence et permet d’optimiser votre espace. Par exemple, une table flexible peut être rassemblée ou bien séparée en fonction de vos besoins. Il existe aussi des tables pliantes ou étirables qui offrent un véritable gain de place !
Enfin, pensez au tableau blanc sur roulettes. Vous pourrez y noter toutes les idées importantes et accrocher, par exemple, des post-it lors de brainstormings. En plus, ses roulettes permettent de le déplacer sans trop d’effort et ainsi de s’en servir dans n’importe quelle pièce.
Du mobilier divers pour vos réunions informelles
Investissez dans des canapés, des poufs, des fauteuils, une estrade, des tables rondes ou carrées. Vos collaborateurs pourront ainsi échanger dans un espace cosy, loin du caractère formel des bureaux.
On vous recommande aussi de placer une table haute pour organiser des réunions debout.
Sachez qu’être debout le temps d’un café permet de nous stimuler et donc d’échanger plus facilement. En plus, vos équipes pourront en profiter pour se dégourdir les jambes.
Vous pouvez aussi installer des cabines acoustiques dans vos bureaux en open space. En plus d’être très tendances, elles offrent un espace isolé et insonorisé pour les appels et les visios.
Des chaises de réunion ergonomiques et confortables
Ayez en tête qu’une mauvaise posture peut entraîner d’importantes douleurs au dos et aux muscles. Pensez alors aux chaises ergonomiques et réglables avec soutien lombaire, appuie tête, accoudoirs et dossier inclinable – surtout pour les longues réunions de plus de 3h.
Pour celles plus courtes, vous pouvez opter pour des chaises plus originales : chaises en bois colorées, en métal, aux formes plus organiques ou encore avec des pieds originaux.
Prêtez toujours attention à ce que le dossier et l’assise de votre chaise soient rembourrés, qu’importe le temps d’utilisation. C’est toujours plus confortable !
Autre point important : la disposition des sièges.
Celle-ci peut varier en fonction des besoins spécifiques de chaque réunion et du nombre de participants. Arrêtons-nous sur les plus courantes :
- Une disposition en théâtre : les sièges sont alignés face à une zone de présentation (comme au théâtre.) Cette disposition convient bien pour les présentations formelles qui demandent peu d’interactions entre les participants.
- Une disposition comme à l’école : les sièges sont disposés en rangées avec des tables devant chaque siège. Elle convient pour les sessions de formation où les participants ont besoin d’un espace pour prendre des notes ou utiliser leur ordinateur.
- Une disposition en U : les tables et les sièges sont organisés en forme de U. Cette disposition est idéale si vous souhaitez que les échanges coulent à flots puisque tout le monde peut se voir.
- Disposition en salle de conseil : les sièges sont disposés autour d’une grande table centrale, souvent rectangulaire. Cette disposition est idéale pour les réunions durant lesquelles vous devez prendre des décisions importantes avec de nombreux collaborateurs.
- Disposition en groupes : des groupes de tables sont placés un peu partout dans la salle afin de favoriser le travail en petits groupes. Cet aménagement convient parfaitement aux réunions de brainstorming ou aux sessions de travail collaboratif.
Petit conseil : optez pour du mobilier durable et fabriqué en France. 🇫🇷
Vous verrez, la qualité est bien meilleure et les procédés de fabrication sont bien plus éthiques. En plus, vous obtiendrez facilement des informations sur la composition et l’origine de votre table.
3. Misez sur l’éclairage pour des réunions productives
Si votre salle est lumineuse, vous êtes chanceux ☀️
Un espace baigné par la lumière du soleil est très agréable, on est d’accord. En plus de maintenir notre concentration lors de longues réunions intenses, elle stimule aussi notre créativité. Vous pouvez être certain, personne ne s’endormira sur sa chaise !
De plus, le soleil régule notre rythme circadien et favorise la production de vitamines D. Vous ferez, par la même occasion, de petites économies sur votre facture d’électricité.
En revanche, les reflets du soleil sur l’écran d’ordinateur, ce n’est pas vraiment idéal. Tentez alors de placer vos écrans perpendiculairement à vos fenêtres. Sinon, vous pouvez toujours investir dans des rideaux, des stores ou encore des écrans d’ordinateur anti-reflets (oui oui, ça existe.)
Votre pièce est plutôt sombre ? Ne vous inquiétez pas, on a là aussi des solutions. 👇
- Optez pour une lumière blanche. Proche de la lumière du jour, elle offre une ambiance lumineuse stimulante, idéale pour une concentration et une productivité au top.
- Utilisez des plafonniers ou des luminaires encastrés pour un éclairage uniforme. Vous éviterez ainsi les zones d’ombre.
- Placez des lampes de bureau réglables sur votre table de réunion. Vos collaborateurs pourront ainsi régler l’intensité en fonction de leurs besoins.
- Utilisez des luminaires différents pour chaque espace de votre pièce. Par exemple, une applique murale peut créer un espace plus chaleureux pour un coin discussion.
4. Créez une salle connectée pour gagner en efficacité
– Des écrans plats : vous pourrez ainsi afficher vos présentations, des vidéos ou tout autre contenu visuel, et ce, de manière claire et visible pour tous les participants.
– Un projecteur : idem que les écrans, vous pourrez vous en servir pour projeter vos contenus, mais là, sur une surface bien plus grande.
– Un système de sonorisation : pensez alors aux haut-parleurs, aux amplificateurs ou encore aux micros pour garantir une bonne qualité audio lors des présentations, des appels en visio ou lors des discussions avec de nombreux collaborateurs.
– Des prises : celles-ci doivent être facilement accessibles afin que les participants puissent recharger leur ordinateur pendant la réunion.
Mais aussi 👇
- Un tableau interactif : il permet aux participants d’interagir avec le contenu affiché sur l’écran, de partager des idées, de prendre des notes. Vos réunions seront alors bien plus collaboratives.
- Un logiciel de visioconférence : les salariés ne sont pas toujours au bureau, d’autant plus avec la mise en place du télétravail qui se répand de plus en plus. L’intégration d’un logiciel de visioconférence permet alors de faciliter la communication avec les équipes à distance ou avec des clients externes.
- Un système de réservation : celui-ci peut inclure des fonctionnalités telles que la réservation par badge ou via un écran connecté afin de gérer l’utilisation de la pièce de manière efficace.
D’ailleurs, si vous avez plusieurs salles de réunion au sein de vos locaux, vous pouvez leur donner un nom. Ce sera plus pratique pour effectuer les réservations et c’est plutôt original !
Pensez aussi à vérifier la connexion WIFI. Elle est indispensable pour assurer une communication fluide, sans coupure, notamment avec les collaborateurs à distance. Elle permet aussi un accès aux ressources en ligne et le partage de documents en quelques secondes – de quoi éviter de perdre trop de temps !
5. Apportez une touche de déco à votre espace
Et pas besoin d’être décorateur d’intérieur. Il existe des petites astuces qui apporteront du charme à votre pièce et sans dépenser des mille et des cents, comme :
– Les plantes au travail : celles-ci permettent d’apporter une touche de verdure et ainsi de créer une atmosphère plus agréable. En plus, elles contribuent à purifier notre air et améliorent notre concentration. 🌱
– Une déco murale : ajoutez des éléments décoratifs tels que des œuvres d’art, des affiches inspirantes ou des citations motivantes. Vous pouvez aussi coller le logo de votre entreprise. Cela apportera une touche de personnalité à votre pièce et contribuera à créer une ambiance positive. Mais attention à ne pas trop surcharger vos murs.
- Des accessoires insonorisants : si votre salle de réunion est proche des bureaux, vous devez miser sur des accessoires atténuants le bruit pour ne pas déranger les collègues qui travaillent : panneaux acoustiques, tapis, moquette ou encore du mobilier en bois. Eh oui, le bois absorbe le brouhaha !
- Des accessoires cocooning : si vous dédiez votre pièce aux réunions informelles, misez sur une décoration chaleureuse grâce à des coussins, des plaids, une lampe sur pied ou un joli lustre qui habillera votre plafond.
Le choix des couleurs pour vos murs va aussi avoir de réels impacts sur l’efficacité de vos réunions. Eh oui, elles influencent nos humeurs !
Les teintes trop froides peuvent créer une ambiance peu chaleureuse, moins propice aux échanges.
Privilégiez alors celles plus chaudes, comme le rouge ou le bordeaux. Elles stimulent notre créativité. En revanche, contentez-vous de choisir une à deux couleurs dominantes maximum pour, là encore, ne pas surcharger la pièce.
Vous pouvez aussi choisir d’habiller vos murs avec les couleurs de votre logo afin de refléter l’image de votre entreprise.
Sinon, il reste la tapisserie et il en existe pour tous les goûts. Vous devriez facilement trouver votre bonheur. Néanmoins, veillez à en choisir une aux couleurs et motifs plutôt sobres afin d’éviter toute distraction visuelle. Sachez qu’il existe aussi des tapisseries acoustiques. Elles sont conçues avec des matériaux qui réduisent l’écho et améliorent la clarté des sons.
Le saviez-vous ? Un environnement bien rangé contribue à maintenir notre esprit ordonné et concentré. Il est alors important d’investir dans des meubles de rangement. En plus, vous aurez tout le matériel nécessaire pour vos réunions directement sur place – de quoi gagner en efficacité. Pensez aussi à investir dans des tables qui proposent des goulottes. Vous pourrez ainsi cacher les câbles et évitez d’encombrer vos tables.
Aménager une salle de réunion : que retenir ?
Vous l’aurez compris, pour aménager une salle de réunion fonctionnelle et agréable, plusieurs points sont importants.
Une fois que vous avez évalué vos besoins avec vos équipes, vous devez :
- Sélectionner la table appropriée en fonction de l’espace disponible et du nombre de participants. Vous pouvez choisir parmi différentes formes : rectangulaire, carrée, ronde ou en U ;
- investir dans des chaises de bureau adaptées – ergonomiques pour les longues réunions ou au design original pour celles plus courtes ;
- créer un espace lumineux en profitant de la lumière naturelle du soleil ou utiliser des luminaires si la pièce est sombre ;
- opter pour des équipements connectés tels qu’un écran plat, un projecteur, un système de sonorisation, un tableau interactif, un logiciel de visioconférence, un système de réservation de salles, des prises électriques et une bonne connexion WiFi ;
- ajouter des accessoires décoratifs tels que des plantes, des cadres, des tableaux, le logo de votre entreprise, un tapis ou encore des coussins, des plaids ou des lampes sur pied pour créer une ambiance plus conviviale ;
- sélectionner les bonnes couleurs pour vos murs en privilégiant des teintes chaudes qui favorisent la créativité.
Ça y est, on a fait le tour de tous les points essentiels pour créer la salle de réunion parfaite pour votre entreprise. Plus qu’à passer à l’action. 😎
Avant de partir, récupérez votre liste de mobilier (PDF)
