Comment créer un espace de travail collaboratif ? 5 points clés
Travailler au sein d’une entreprise et travailler à la maison sont deux façons de travailler bien distinctes. Si elles présentent toutes les deux des avantages pour vos partenaires, leur permettre de travailler au sein de vos locaux dans des conditions optimales peut parfois s’avérer être avantageux pour eux comme pour vous : développement d’un sentiment d’appartenance à un groupe, création d’une véritable culture d’entreprise, amélioration de la motivation au travail… La liste est longue.
Mais pour cela, il va falloir chouchouter vos collaborateurs. Et ça, chez LOUIS, on l’a bien compris. C’est pour ça qu’on a voulu vous aider à créer les meilleurs espaces de travail collaboratif possible. L’équipement en bureaux et en outils collaboratifs ne se fait pas au hasard quand on entame un projet de création d’espace de coworking. Au moment de transformer l’espace de travail, vous allez devoir l’adapter à de nouveaux standards. Mais pas de panique, on vous guide pas à pas, et on commence tout de suite !
Les avantages d’un espace collaboratif
1. Accroître la collaboration au sein d’une entreprise et favoriser le partage de connaissances
On laisse un peu de côté la structure hiérarchique des sociétés classiques et on cherche à transformer l’espace de travail pour favoriser la collaboration, miser sur l’intelligence collective et augmenter les interactions. Car après tout, même si seul on va parfois plus vite, ensemble on est sûrs d’aller plus loin. Alors pourquoi ne pas donner l’opportunité aux partenaires de partager leurs connaissances, leurs idées et de monter ensemble en compétences ?
2. Développer une culture d’entreprise forte et le sentiment d’appartenance à un groupe
Au sein des espaces de travail collaboratif, on discute, on écoute, on débat, on crée, on adapte, et on échange tout simplement. En créant un bon espace de travail collaboratif adapté aux différents projets et aux différents types de personnalités, les collaborateurs auront envie de passer du temps dans VOTRE entreprise.
Pour un chef d’entreprise, ça veut dire moins de turnover au sein des équipes, moins de temps passé à organiser des onboarding, un sentiment d’appartenance plus fort, une meilleure motivation, une productivité en croissance, etc.
3. Améliorer la productivité, stimuler la créativité et encourager l’innovation
Chez LOUIS, on est persuadés que l’épanouissement au travail fait partie des facteurs clés de succès de notre entreprise (et de toutes celles qui prennent ce critère en considération dans la gestion de leur société).
Motiver ses collaborateurs est important pour maintenir une bonne dynamique de travail, car qui dit ambiance de travail positive dit : plus de motivation, plus d’envie de (bien) travailler, plus d’échanges, plus d’idées créatives, etc.
Créer un espace de travail collaboratif efficace : les 5 points clés
1. Aménager les locaux en fonction de quatre critères fondamentaux
– L’acoustique : dans un espace collaboratif, un même bureau peut être utilisé pour différents usages. Il faut donc vérifier que l’acoustique de l’espace soit conçue pour des utilisations variées, qu’il y ait une bonne isolation des bruits externes et internes, etc.
– La proximité : l’espace de travail collaboratif doit être accessible par les collaborateurs. Il faut se demander comment organiser les espaces pour faciliter les échanges entre les équipes avec des projets communs. À l’inverse, il est aussi nécessaire de gérer la distance entre les équipes qui n’ont pas besoin d’interagir ensemble fréquemment.
– Le confort : cela comprend tant l’éclairage que le chauffage, la climatisation, l’ameublement ergonomique, la disposition des appareils numériques et autres outils de travail communs, etc.
– La privacité : un espace de travail collaboratif doit permettre les échanges et il doit être possible d’y circuler facilement. Néanmoins, il faut aussi prévoir des espaces avec davantage d’intimité, tant pour la réalisation de certains projets que de certaines activités.
2. Déterminer des zones de travail collectives et individuelles
L’espace de travail collaboratif doit être créé autour de 3 types de zones différentes afin de faciliter le travail entre les équipes, mais aussi d’équilibrer le temps de travail collectif et le temps de travail individuel. Il s’agit : des zones de rencontres, des zones de réunion et des zones mixtes.
- Les zones de rencontres : ce sont les zones dans lesquelles les collaborateurs peuvent facilement se rendre pour faire une pause et se détendre un peu. C’est aussi un lieu de socialisation et d’échanges qui fait naître une véritable culture de collaboration. Il peut s’apparenter à un espace restauration, à la machine à café et aux distributeurs, etc.
- Les zones de réunion : ce sont les espaces les plus formels qui vont permettre aux équipes d’échanger leurs idées et de travailler main dans la main. Contrairement aux zones de rencontres et zones mixtes dans lesquelles on retrouve des livres, des canapés et d’autres meubles et objets divers, ici, il s’agit d’espaces plus restreints avec des tableaux blancs et des murs sur lesquels écrire, ou encore des écrans par exemple. Cela permet aux équipes d’avoir une meilleure isolation avec l’extérieur et de ne pas subir d’interruptions ou de distractions.
- Les zones mixtes : ces zones sont l’équilibre entre les zones de rencontre et les zones de réunion. À noter que, bien qu’elle permette les échanges et la collaboration, la zone mixte reste informelle. Elle est donc utile pour stimuler la créativité, mais ce n’est pas l’espace collaboratif qui offre la plus grande possibilité de concentration (contrairement à la précédente.).
3. S’équiper de meubles de bureaux adaptés
Lors de la réalisation des travaux intérieurs et de l’implantation des nouveaux bureaux, il est important de prévoir des aménagements modulaires dont il est possible de modifier l’emplacement.
L’espace collaboratif est différent d’un open space dans lequel tous les partenaires sont au téléphone en train d’échanger avec des clients chacun de leur côté. Ce n’est pas non plus un local composé exclusivement de bureaux fermés.
Néanmoins, il est probable qu’il soit nécessaire pour les membres de l’entreprise de réaliser des appels professionnels ou des visioconférences de manière individuelle. Pour répondre à ce besoin, les espaces collaboratifs sont souvent équipés de cabines dédiées aux appels (aussi connues sous le nom de phone box).
Bien évidemment, même s’il ne s’agit pas de bureaux classiques, mais plutôt de bureaux en libre accès proposant une diversité au niveau des espaces de travail, les collaborateurs ont toujours besoin de mobilier ergonomique (fauteuils, bureaux, souris, claviers, etc.). C’est un détail qui ne doit pas être négligé, car il en va de la santé des équipes.
4. Créer des espaces de travail qui répondent aux besoins des collaborateurs et des projets
Lors de la configuration du local et notamment au moment de choisir la surface de travail nécessaire pour l’espace de travail collaboratif, il est nécessaire d’anticiper les types de projets qui y seront menés. Il sera ainsi plus facile d’aménager l’espace de travail.
En fonction des services, des projets et des partenaires qui utilisent les locaux, la sélection du mobilier peut être variée : bureaux individuels avec fauteuil, bureaux mixtes, longues tables et chaises aux fonctionnalités diverses, etc. Peut-être faudra-t-il également choisir des outils de travail facilement transportables et peu encombrants ?
5. Diversifier la surface de l’espace de coworking
Lors de la création d’un espace de travail collaboratif, on peut imaginer développer des espaces avec des thématiques différentes. Si certaines surfaces peuvent être très naturelles avec beaucoup de bois et de plantes par exemple, d’autres peuvent être plus minimalistes ou au contraire, très élaborées.
La mise à disposition d’une plateforme collaborative de coworking avec plusieurs ambiances peut permettre aux collaborateurs de choisir l’espace le plus adapté à leur projet et à leur envie du moment. C’est une technique qui pourra stimuler managers et collaborateurs et favoriser le développement de nouvelles idées.
Vous avez à présent de nombreuses informations pour réussir votre projet d’espace collaboratif. Nous espérons que vous aurez compris l’intérêt de disposer d’un environnement de travail flexible, tant d’un point de vue humain que stratégique. Il ne vous reste peut-être à présent, plus qu’à faire la transition entre un espace individuel et un espace collaboratif ?
