Les 6 étapes clés pour réussir la mise en place du télétravail
Aujourd’hui, les employeurs sont de plus en plus nombreux à opter pour le télétravail. D’ailleurs, si vous êtes ici, c’est que vous aussi, vous y songez !
Et vous avez bien raison.
Protection de l’environnement, amélioration de la qualité de vie au travail, diminution de l’absentéisme, meilleur équilibre de vie, autant de facteurs qui poussent les entreprises à se tourner vers cette solution.
Mais alors, comment la mettre en place ?
Rassurez-vous, rien de très compliqué.
On vous dévoile comment réussir la mise en place du télétravail dans votre entreprise en 6 étapes. 👇
Étape 1 : discutez du télétravail avec vos équipes
Avant toute chose, il est indispensable d’échanger avec vos collaborateurs sur ce sujet.
En effet, tous ne seront pas intéressés par le travail à distance. Il est alors important de comprendre les raisons, d’être à leur écoute et ainsi de trouver un terrain d’entente.
Vous pouvez en discuter au comité d’entreprise (CSE) afin que chaque salarié puisse partager son opinion de façon plus intime.
Lors de vos échanges, pensez à expliquer les bénéfices que chacun peut en tirer :
- plus de flexibilité et de liberté ;
- davantage d’autonomie au quotidien ;
- moins de temps perdu dans les transports en commun ou les embouteillages ;
- une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle ;
- une baisse des frais d’essence ;
- une diminution de son empreinte carbone.
Pour les grandes entreprises (de plus de 500 salariés), le CSE doit obligatoirement être consulté avant sa mise en place.
Étape 2 : recueillez l’accord des équipes pour télétravailler
Pour rendre sa mise en place officielle, on oublie la paperasse. Eh oui, vous n’aurez pas besoin de modifier les contrats de travail, ni de lire et signer toute une pile de documents.
Vous avez trois options :
- un accord entre chaque salarié et l’employeur (oral, mail ou courrier) ;
- un accord collectif entre tous les membres de l’entreprise ;
- une charte élaborée après l’avis du Comité Social et Économique (CSE).
La rédaction de cette dernière n’est pas obligatoire, mais vivement conseillée.
Sa signature vous permettra de vous assurer que les modalités soient bien connues et acceptées par tous.
Le saviez-vous ? Dès lors que les salariés ont approuvé le télétravail, les délégués syndicaux et le CSE ne peuvent s’opposer à sa mise en place. Sachez aussi que chacun est en droit de le refuser sans que cela constitue une faute, ni un motif de rupture de contrat – sauf en période d’état d’urgence.
Étape 3 : organisez vos journées de télétravail
Une fois que toutes vos équipes sont partantes, vous devez alors réfléchir à l’organisation de votre semaine. Là aussi, il est conseillé d’en discuter avec ses collaboratrices et ses collaborateurs afin que chacun puisse s’y retrouver.
👉 Tout d’abord, intéressons-nous au rythme de travail.
Souhaitez-vous du télétravail à 100 %, hybride ou occasionnel ?
Si certains de vos salariés vivent loin des locaux de l’entreprise, il peut être judicieux d’opter pour du travail à distance toute la semaine. Cependant, ayez en tête qu’ils ne pourront plus se retrouver pour échanger et collaborer. Quelques jours au bureau, quelques jours à la maison peut alors être un bon compromis.
Chez LOUIS, on se réunit trois jours par semaine, le lundi, mercredi et vendredi.
Assurez-vous aussi de l’ancienneté des membres de l’entreprise. Pour les nouvelles recrues, les stagiaires et les alternants, il est préférable qu’ils ne soient pas en totale autonomie. De cette façon, ils pourront découvrir le métier et le fonctionnement de la boîte tout en disposant d’une certaine liberté.
👉 Une fois le rythme choisi, vous devez réfléchir aux plages horaires.
Sachez qu’il n’est pas nécessaire d’en imposer. Certains préfèrent travailler tard le soir, d’autres tôt le matin. Faites confiance à vos équipes, les heures supplémentaires ne sont jamais très appréciées.
👉 Enfin, venons au lieu d’exercice.
Certains ne pourront peut être pas effectuer du télétravail à domicile. Il est alors tout à fait possible d’offrir, par exemple, un accès à un espace de coworking ou à un centre de télétravail.
Vous devez assurer les mêmes droits à vos salariés, qu’ils soient au bureau ou chez eux : santé et sécurité, accès à la formation professionnelle, aux congés payés, aux primes, etc. De même, si un accident survient sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l’exercice de l’activité, le collaborateur doit se déclarer en accident du travail (d’après le code de la sécurité sociale.)
Étape 4 : mettez à disposition les outils pour bien télétravailler
Sachez qu’il est interdit d’imposer l’achat ou l’utilisation d’un ordinateur personnel.
Pour les personnes en situation de handicap, vous devez vous assurer que le travail à la maison est possible en évaluant les besoins spécifiques des travailleurs handicapés. (Code du travail, article L5213-6.)
Vous devez aussi couvrir les coûts dus au télétravail (en particulier ceux liés aux communications). Cette prise en charge peut s’effectuer sur la base des dépenses engagées par le salarié et justifiées avec une facture. Elle peut également s’effectuer par le versement d’une indemnité forfaitaire.
Enfin, pour garantir la sécurité informatique des données de l’entreprise, pensez au VPN (réseau privé virtuel). Ils servent à transmettre des données de manière sûre et anonyme sur des réseaux publics.
Étape 5 : faites un test pendant quelques mois
Une fois que toutes les questions pratiques ont été évoquées et votées, place à la phase de test !
On vous recommande d’opter pour une période d’adaptation entre 3 et 6 mois afin de s’assurer que votre organisation fonctionne comme il se doit. Celle-ci permettra aussi à vos équipes de prendre leurs marques, de trouver leur rythme et d’échanger avec vous si besoin.
Trouver sa propre routine chez soi n’est pas chose facile. On peut vite se sentir débordé ou procrastiner. Voici alors quelques conseils à partager pour des journées productives en télétravail.
Organisez alors des rendez-vous individuels et notez-vous plusieurs questions à poser :
– l’organisation de la semaine, vous convient-elle ?
– êtes-vous autant productif chez vous qu’au bureau ?
– l’isolement est-il une contrainte ?
– travaillez-vous dans de bonnes conditions : espace silencieux, aménagement fonctionnel, bonne connexion Wifi ?
– disposez-vous du matériel adéquat : bureau, ordinateur, chaise de bureau, support écran, souris d’ordinateur ?
Le code du travail impose aux entreprises d’organiser un entretien annuel avec tous les membres de l’entreprise afin d’échanger sur ses conditions et sa charge de travail.
Il est possible de mettre fin au travail à distance à tout moment. Il suffit de parvenir à un commun accord entre vous et le télétravailleur. Ce dernier sera alors prioritaire pour reprendre un poste en présentiel.
Étape 6 : adaptez votre management au distanciel
Vous devez aussi revoir votre système de management et davantage le centrer sur la confiance.
Par exemple, vous n’aurez plus le contrôle des heures travaillées, mais vous pouvez toujours vous assurer que le job soit fait en temps et en heure.
Pour créer cette relation de confiance, soyez toujours présent pour vos équipes. Elles doivent se sentir soutenues et écoutées, même à distance. D’ailleurs, vous pouvez organiser des réunions hebdomadaires afin de suivre l’avancée des missions de chacune et chacun.
Profitez des jours au bureau pour organiser ces réunions. L’écran est parfois une barrière à la discussion.
Enfin, organisez régulièrement des after-work ou des cafés entre collègues, afin de passer du bon temps ensemble – d’autant plus si vous proposez du 100 % télétravail. 🍹
Résumé : comment réussir la mise en place du télétravail ?
- Étape 1 : échangez avec vos collaborateurs. Leur consultation est essentielle pour connaître leur positionnement, leurs doutes, leurs motivations, etc.
- Étape 2 : recueillez leur accord. La rédaction d’une charte permet de s’assurer que les modalités soient connues et acceptées par tous.
- Étape 3 : réfléchissez à l’organisation de votre semaine. Planifiez le rythme du télétravail, les horaires, les lieux, etc.
- Étape 4 : offrez les bons outils pour bosser chez soi. En tant qu’employeur, vous êtes dans l’obligation de fournir le matériel nécessaire au domicile du salarié.
- Étape 5 : testez ce mode de fonctionnement quelques mois. Cette période d’adaptation permettra de prévenir les éventuels problèmes.
- Étape 6 : enfin, pensez à adapter votre management au distanciel. Bien que vos équipes ne soient pas à vos côtés, vous devez toujours être présent, à leur écoute et suivre l’avancée des missions.
Désormais, il ne vous reste plus qu’à passer à l’action, puis à profiter des bienfaits de ce nouveau mode de travail.
À vous de jouer ! 👩💻
